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Accord AIIC-Coordonnées (2002-2006)

Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l’AIIC et les Organisations Coordonnées

CHAPITRE I – OBJET

Article 1 – Parties signataires

1.1 - Le présent accord est conclu entre l’Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC), (ci-après nommés «les Interprètes»), d’une part ;

1.2 - Et les Organisations Coordonnées, à savoir : Agence Spatiale Européenne (ASE.), Conseil de l'Europe (CE), Organisation du Traité de l’Atlantique–Nord (OTAN) et Union de l’Europe Occidentale (UEO), (ci-après nommées «les Organisations»), d’autre part ;

Article 2 - Historique

2.1 - Rappelant que les Organisations Coordonnées et l’AIIC ont conclu en 1969 un premier accord de cinq ans sur les conditions de travail des interprètes de conférence rémunérés à la journée,

2.2 - Rappelant que six accords ont suivi celui de 1969-1973, pour les périodes 1974-1978, 1979-1983, 1984-1988, 1989-1993, 1994-1998 et 1999-2001 respectivement ;

LES PARTIES SIGNATAIRES SONT CONVENUES DES DISPOSITIONS SUIVANTES:

CHAPITRE II – CONDITIONS DE REMUNERATION

Article 3 – Rémunération journalière

3.1 - Le montant journalier de la rémunération est fixé selon le Chapitre IV (Conditions d’engagement et de travail), paragraphes 6.1 ou 6.2 ainsi que l’Annexe I (Barème de composition des équipes) et correspondant aux taux suivants :

3.1. a - Au taux de base, dû pour toute prestation lors de sessions auxquelles est affectée une grande équipe d’interprètes, notamment trois interprètes pour les réunions avec deux langues actives, ou dans les cas prévus aux paragraphes 8.1 ou 10.1.
3.1. b - Au taux majoré, dû pour toute prestation pour laquelle est recrutée une petite équipe d’interprètes ou lorsque les conditions du paragraphe 6.2 sont réunies.

3.2 - A compter de la date de signature du présent Accord, la rémunération journalière des interprètes est ainsi fixée :

3.2. a - Le taux de base est équivalent à 1/20ème du traitement mensuel de base d’un agent de grade L4 échelon 8, célibataire, résidant en France, auquel s’ajoute un montant de 6 %, calculé sur la même base (cf. barème des traitements mensuels en vigueur dans l’Organisation concernée). Cette rémunération est indexée sur ledit traitement mensuel de base ;
3.2. b - Le taux majoré est égal à 160 pour cent du taux de base. 1

CHAPITRE III – PROTECTION SOCIALE

Article 4 - Prévoyance vieillesse

4.1 - Les Organisations déduisent de la rémunération journalière une cotisation interprète de 7 pour cent à laquelle s’ajoute leur propre cotisation de 14 pour cent et versent le total de 21 pour cent à la Caisse de Prévoyance des Interprètes de Conférence (CPIC) ou à la Caisse de Pension des Interprètes et Traducteurs de Conférence (CPIT).

4.2 - Les interprètes ayant cotisé avant 1979 à d’autres caisses de Prévoyance conservent cette possibilité.

4.3 - Au cas ou l’interprète demande, dans des circonstances exceptionnelles , à ne pas etre affilié à une des caisses citées au paragraphe 4.1, chaque Organisation se réserve le droit de verser la cotisation de 21 pour cent à un autre organisme de prévoyance souscrivant aux mêmes principes, en accord avec l'intéressé et sous la responsabilité de ce dernier.

Article 5 - Couverture accident, maladie, incapacité temporaire et définitive de travail (manque à gagner)

5.1.- Les Organisations souscrivent une police d’assurance pour couvrir les interprètes qu’elles emploient contre les risques accident, maladie, incapacité temporaire et définitive de travail (manque à gagner) survenant pendant les périodes couvertes par leurs contrats. Les indemnités journalières sont calculées par rapport au taux de base.

5.2 - Cette police d’assurance est communiquée au Secrétariat général de l’AIIC.

5.3 - Les primes d’assurance afférentes aux périodes de travail sont financées à raison de deux tiers par les Organisations concernées et un tiers par l’interprète.

5.4 - La totalité des primes est versée par les Organisations concernées à l’assureur, la part de l’interprète étant prélevée sur la rémunération journalière au taux de base.

5.5 - Les interprètes résidant et travaillant en France ou effectuant une mission à l’étranger pour le compte d’une Organisation ou de l’un de ses organismes subsidiaires basés en France, peuvent être affiliés soit à titre individuel, soit au régime général de Sécurité Sociale française (sauf le risque vieillesse).

5.6 - Pour les cas visés au paragraphe précédent, les conditions d’affiliation feront l’objet d’un avenant au présent Accord, à conclure avec l’AIIC par chaque Organisation dans le cadre de ses propres accords avec les Autorités françaises compétentes.

5.7 - Pour les interprètes affiliés à un régime national de sécurité sociale, la couverture primaire du risque maladie est assurée par ce régime et l’assurance visée au paragraphe 5.1 ci-dessus n’assure qu’une couverture complémentaire.

CHAPITRE IV – CONDITIONS D’ENGAGEMENT ET DE TRAVAIL

Article 6 - Composition des équipes

6.1 - Le nombre minimum d’interprètes affectés à une réunion est fonction du nombre de langues, selon le tableau de l’Annexe I au présent Accord.

6.2 - Pour les réunions scientifiques, techniques ou présentant des difficultés particulières, par exemple la lecture systématique de textes, le nombre minimum d’interprètes est renforcé ; par exemple pour deux langues, il est fixé à trois au taux majoré.

Article 7 - Définition de la journée de travail

7.1 - Chaque journée de travail comporte au maximum deux séances de trois heures à trois heures et demie chacune, à compter de l’heure de convocation de la réunion. Si la durée de la réunion est supérieure à la norme ci-dessus, l’équipe est soit renforcée, soit remplacée par une équipe de relève ; en cas d’impossibilité, chaque interprète concerné aura droit à une récupération dans le cadre de la durée de son contrat ou, à défaut, à une compensation financière.

Article 8 - Réunions de très courte durée

8.1 - Dans les cas exceptionnels de réunions d'une durée d'une heure trente à deux heures maximum, une petite équipe d’interprètes pourra être engagée et rémunérée au taux de base.

Article 9 – Jours chômés non ouvrés

9.1 - Dans le cadre d’un même contrat, tout jour chômé non ouvré donne lieu au paiement de la rémunération journalière prévue au paragraphe 3.1.a et, le cas échéant, de l’indemnité journalière de subsistance prévue à l'Article 16. En cas de deux contrats hors du domicile professionnel, séparés par une période de deux jours au maximum, une Organisation peut choisir de verser une compensation (rémunération au taux de base et indemnité journalière de subsistance) pour ce ou ces jours.

Article 10 - Annulation du contrat ou réduction du temps d’engagement

10.1 - Si le contrat est annulé ou si la durée de l’engagement est réduite pour une cause autre que le fait de l'interprète, une rémunération au taux de base est payée, à l’exclusion de l’indemnité journalière de subsistance, pendant la période couverte par le contrat y compris la période de voyage. L’indemnité journalière de subsistance est payée pour tout voyage déjà entrepris.

10.2 - Conformément au Code professionnel de l’AIIC, l’interprète signale à l’Organisation concernée toute période de travail, période de voyage comprise, qu’il a pu obtenir pour la ou les journées sur lesquelles a porté l’annulation. Dans ce cas, la rémunération prévue pour lesdites journées n’est pas allouée.

10.3 - Une annulation portée à la connaissance de l’interprète plus de trois mois avant la date de début de l’engagement prévu ne donne lieu à aucun paiement.

Article 11 - Conditions particulières à chaque Organisation

11.1 - En plus des conditions générales de travail des interprètes fixées par le présent Accord, un Avenant, révisable par échange de lettres, peut être établi entre chaque Organisation et l’AIIC, de façon à définir, autant que possible, les conditions d’organisation de l’interprétation pour certaines réunions.

Article 12 - Politique de recrutement

12.1 - Dans l’intérêt des deux Parties, les Organisations s’efforcent dans toute la mesure du possible de maintenir une certaine stabilité dans leurs politiques de recrutement, d’effectuer des engagements directs et individuels et d’éviter toute cessation brutale d’engagement.

Article 13 - Installations techniques

13.1 - En cas de construction ou d’amélioration des installations techniques (notamment en matière de vidéo-conférences), les Organisations s’efforcent de respecter les normes et spécifications de l’Organisation Internationale de Normalisation et de la Commission Electrotechnique Internationale.

CHAPITRE V – AFFECTATION HORS DU DOMICILE PROFESSIONNEL

Article 14 - Domicile professionnel

14.1 - Aux fins de l’application du présent Accord, les interprètes ne peuvent avoir plus d’un domicile professionnel à la fois. Ce domicile professionnel est déclaré aux Organisations au plus tard lors du premier contrat conclu ; tout changement doit être notifié par écrit aux Organisations 30 jours à l’avance et ne peut porter que sur des périodes continues de six mois au moins. Pour les interprètes membres de l’AIIC, l’annuaire de l’AIIC fait foi.

Article 15 - Frais de voyage

15.1 - Sauf dispositions contraires mutuellement agréées, les règles en matière de frais de voyage sont celles en vigueur dans chaque Organisation.

Article 16 - Indemnités journalières de subsistance

16.1 - Sauf dispositions contraires mutuellement agréées, les règles en matière d’indemnités de subsistance sont celles en vigueur dans chaque Organisation. Les indemnités de subsistance payables aux interprètes affectés hors du lieu de leur domicile professionnel sont fixées par référence au Groupe II 2 des indemnités pour frais de mission des agents permanents des Organisations ; les Organisations communiquent au Secrétariat général de l’AIIC chaque révision du barème de ces indemnités.

16.2 - Lorsqu’un interprète est affecté à une réunion en un lieu distant de moins de 60 kms de son domicile professionnel, il a droit à une indemnité journalière de subsistance si l’heure de départ du train du domicile professionnel est avant 8 h ou le retour après 23 h. Dans les cas où l’indemnité de subsistance est payée, les frais de voyage ne sont dus que pour un seul aller-retour. Les interprètes de conférence s’engagent à ne demander le versement de l’indemnité journalière de subsistance que s’ils restent au lieu de réunion.

Article 17 - Rémunération du temps de voyage

(Les éléments ci dessous mentionnés ne sont valables que dans la mesure où ils ne sont pas expressément amendés ou remplacés par un Avenant conclu avec une Organisation Coordonnée)

17.1 - Lorsqu’un interprète est affecté à une conférence en un lieu distant de plus de 60 kms de son domicile professionnel, il reçoit pour la veille de la conférence ainsi que pour le lendemain de la conférence une demie rémunération au taux de base.

17.2 - Toutefois aucune rémunération n’est versée lorsque l’Organisation prévient l’interprète, au moment de l’engagement, que la conférence débute assez tard ou finit assez tôt pour que l’interprète puisse voyager le premier jour ou le dernier jour de la conférence par le moyen de transport autorisé, quittant la gare ou le terminal en centre ville du domicile professionnel ou y revenant entre 8 h et 23h.

17.3 - Lorsque l’interprète doit consacrer au voyage plus d’une demie journée avant le jour où débute la conférence ou après le jour de clôture de la conférence, il reçoit pour la veille et/ou le lendemain de celle-ci une rémunération au taux de base.

CHAPITRE VI – DUREE ET RENOUVELLEMENT DE L’ACCORD

Article 18 – Durée et conditions de renouvellement de l’Accord

18.1 - Le présent Accord est conclu pour la période allant de la date de signature jusqu'au 31 décembre 2006.

18.2 - Toutefois, chacune des Parties peut, moyennant un préavis donné à l'autre au plus tard le 30 juin 2004, dénoncer l'accord et en demander la renégociation anticipée. Dans ce cas, l'accord prendra fin le 31 décembre 2004.

18.3 - S'il n'y a pas application de l'article 18.2, les négociations en vue du renouvellement éventuel du présent Accord auront lieu dans le courant de 2006 afin de mettre en place un nouvel Accord au 1er janvier 2007.

CHAPITRE VII - DISPOSITIONS DIVERSES

Article 19 - Consultations entre les Organisations et l’AIIC

19.1 - Pendant la durée de l’Accord, des consultations peuvent avoir lieu, à la demande de l’une des Parties, entre les représentants de l’AIIC et les Services de l’Administration de la ou des Organisation(s) concernée(s).

19.2 - Tout différend relatif à l’interprétation du présent Accord qui n’a pu être résolu dans le cadre de la procédure prévue au paragraphe précédent se règle par voie de consultation entre l’AIIC et les Directeurs d’Administration des Organisations.

Article 20 - Litiges

20.1 - Les litiges opposant éventuellement un interprète et une Organisation sont soumis, soit à la Commission de Recours ou au Tribunal Administratif de cette Organisation, soit à l’instance d’arbitrage prévue dans cette Organisation en pareil cas.

Article 21- Portée de l’Accord

21.1 - Le présent Accord n’est opposable qu’aux parties signataires.

A Paris, le 21 octobre 2002

Pour l’AIIC
Michel Lesseigne

Pour les Organisations Coordonnées
(
ASE, Conseil de l'Europe, OTAN, UEO)
François de Bary

ANNEXE I

BAREME DE COMPOSITION DES EQUIPES (Chapitre IV, Article 6)

Nombre minimum d’interprètes 3

 
Grande équipe
Taux de base
Petite équipe
Taux majoré
Conférence à 1 langue
    
   
interprétée vers 1 autre langue
3
2
interprétée vers 2 autres langues 4
6
4
Conférence à 2 langues
   
   
interprétées vers ces 2 langues
3
2
interprétées vers 3 langues (2 + 1)
6
5
Conférence à 3 langues
   
   
interprétées vers 2 langues
4
3
interprétées vers 3 langues
6
5
Conférence à 4 langues
   
   
interprétées vers 2 langues
5
4
interprétées vers 3 langues
8
6
interprétées vers 4 langues
11
8
Conférence à 5 langues
   
   
interprétées vers 2 langues
6
4
interprétées vers 3 langues
9
6
interprétées vers 4 langues
12
8
interprétées vers 5 langues
15
10
Conférence à 6 langues        
interprétées vers 2 langues
6
4
interprétées vers 3 langues
9
6
interprétées vers 4 langues
12
8
interprétées vers 5 langues
15
10
interprétées vers 6 langues
18
12
Conférence à 7 langues 5
    
    
interprétées vers 2 langues
   
6
interprétées vers 3 langues
   
9
interprétées vers 4 langues
   
12
interprétées vers 5 langues
   
15
interprétées vers 6 langues
   
18
interprétées vers 7 langues
   
21
Conférence à 8 langues 5
   
   
interprétées vers 2 langues
   
6
interprétées vers 3 langues
   
9
interprétées vers 4 langues
   
12
interprétées vers 5 langues
   
15
interprétées vers 6 langues
   
18
interprétées vers 7 langues
   
21
interprétées vers 8 langues
   
24

ANNEXE II

Dérogation concernant les PECO

Le 21 octobre 2002

Les Organisations Coordonnées confirment par la présente l'échange de correspondance avec l'AIIC du 11 décembre 1998 prévoyant la rémunération des interprètes recrutés dans des Pays d’Europe Centrale et Orientale au taux de base en dérogation aux conditions prévues à l'Accord entre les Organisations Coordonnées et l'AIIC. Cette dérogation sera abolie en fonction de l’adhésion de l’État concerné à l’OCDE. A ce jour, cette mesure dérogatoire ne s’applique plus aux interprètes engagés dans les États suivants: Pologne, Hongrie, République Tchèque et République Slovaque.

Pour les Organisations Coordonnées,

Francois de Bary
Directeur des Ressources Humaines du Conseil de l'Europe

Notes

1. Toutefois, par dérogation, et pour une période de douze mois à dater du 1er janvier 2003, le taux majoré sera fixé à 157 pour cent du taux de base.

2. En vertu du 50ème Rapport du Comité de Coordination sur les Rémunérations du 2 mars 1995, le Groupe II d’indemnités est celui auquel est affecté le grade L4, entre autres grades.

3. En cas de relais systématique, celui-ci devra normalement être assuré par au moins deux interprètes.

4. Chaque cabine qui travaillera sans relâche devra être assurée soit par trois interprètes au taux de base, soit par deux interprètes au taux majoré

5. Ces dispositions ne se substituent pas aux modalités existantes couramment appliquées et mutuellement acceptées en matiére d’organisation d’équipes par les administrations d’une part et les interprètes d’autre part, notamment pour les Assemblées Parlementaires.

AVENANT

entre

L’Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC)
et
le Conseil de l’Europe

CONSIDERANT l’Accord conclu entre l’AIIC et les Organisations Coordonnées (Agence Spatiale Européenne, Conseil de l’Europe, Organisation du Traité de l’Atlantique Nord et Union de l’Europe Occidentale) pour la période 2002-2006 (ci-après nommé « l’Accord »),

SONT CONVENUS de ce qui suit concernant l’emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée (ci-après nommés « les interprètes »).

I. AFFILIATION DES INTERPRÈTES A LA SÉCURITÉ SOCIALE

1. Le Conseil de l’Europe affilie à la Sécurité Sociale française tous les interprètes résidant en France, à l’exclusion de ceux qui déclarent être affiliés à titre individuel. La prévoyance vieillesse étant définie au Chapitre III, article 4 de l’Accord, cette affiliation exclut la couverture du risque vieillesse.

Toutefois, si un interprète souhaite cotiser à la branche vieillesse du régime général de la Sécurité Sociale française, l’Organisation s’engage à l’aider dans les démarches à entreprendre.

II. FRAIS DE VOYAGE

2. Les conditions de déplacement et de défraiement applicables aux agents en mission du Conseil de l’Europe sont appliquées aux interprètes. Ces dispositions prévues par les articles 1 , 4 (paragraphe 2) , 5 et 6 de l’ Instruction 40 relative à l’organisation des Missions des Agents du Secrétariat , figurent en annexe 1. A cet effet , le contrat de travail vaut comme ordre de mission. Les frais de voyage sont pris en charge selon les modalités de l’annexe II.

3. L’interprète affecté à une réunion en un lieu distant de plus de 20 kms et de moins de 60 kms de son domicile professionnel a droit aux frais de transport pour chaque journée de réunion, sous réserve des dispositions prévues au paragraphe 6 ci-dessous.

III. INDEMNITÉS JOURNALIÈRES DE SUBSISTANCE (PER DIEM)

4. Les indemnités journalières de subsistance visées au paragraphe 16 de l’Accord sont dues pour chaque journée de réunion lorsque celle-ci a lieu à plus de 60 kms du domicile professionnel de l’interprète .

5. L’indemnité journalière de subsistance est calculée en fonction des dispositions des articles 7 et 13 de l’Instruction 40 figurant en annexe I .

6. Lorsqu’un interprète de conférence est affecté à une réunion en un lieu distant de moins de 60 km et de plus de 20 km de son domicile professionnel, il a droit à une indemnité journalière de subsistance si l’heure de départ du domicile professionnel est avant 8 h ou le retour après 23 h .Dans les cas où l’indemnité de subsistance est payée, les frais de voyage ne sont dus que pour un seul aller-retour.

Les interprètes de conférence s’engagent à ne demander le versement de l’indemnité journalière de subsistance que s’ils déclarent sur l’honneur qu’ils restent sur le lieu de la réunion, ou présentent les pièces justificatives correspondantes.

IV. VOYAGES AU TARIF PEX

7. Nonobstant les termes de l’article 9 de l’Accord, lorsque dans le cadre d’un même contrat un interprète voyage, à la demande du Conseil de l’Europe, au tarif PEX de sorte qu’il reste au lieu de réunion pour une journée supplémentaire chômée, il reçoit pour cette journée supplémentaire une demie rémunération au taux de base ainsi qu’une indemnité journalière (cf. article 7, paragraphe 7 de l’Instruction 40).

V. RÉMUNÉRATION DU TEMPS DE VOYAGE

8. Par dérogation à l’article 17.1 de l’Accord, les interprètes affectés à plus de 60 kms de leur domicile professionnel perçoivent une indemnité forfaitaire de voyage égale à la moitié du taux de base.

Lorsque l’interprète doit consacrer en tout plus d’une journée et demie au déplacement aller-retour de son domicile professionnel au lieu d’affectation une seconde indemnité forfaitaire égale à la moitié du taux de base pourrait lui être versée.

Le nombre exact d’indemnité(s) forfaitaire(s) sera déterminé, dans la mesure du possible, au moment de l’engagement de l’interprète.

9. Le point de référence pour la détermination de la demi-journée ou de la journée est 14h30.

10. Dans le cas de réunions d’une journée tenues à Paris ou à Strasbourg et pour laquelle l’interprète a été convoqué à partir de 11 heures, celui-ci, s’il en a été dûment avisé lors de l’engagement, est réputé voyager le jour même dans des conditions conformes à l’article 17.2 de l’Accord. Aucune rémunération supplémentaire ne lui sera versée pour le temps de voyage.

11. La rémunération du temps de voyage fait partie de l’assiette des cotisations pour les assurances sociales.

12. Une assurance « voyages officiels » est souscrite par le Conseil de l’Europe au bénéfice des personnes effectuant des voyages officiels pour le compte de l’organisation.

VI. RADIO ET TÉLÉVISION

13. En ce qui concerne l’utilisation des voix des interprètes lors de la transmission radiodiffusée ou télévisée d’extraits de débats de l’Assemblée Parlementaire ou d’autres manifestations publiques au Conseil de l’Europe, les interprètes rémunérés à la journée sont traités comme leurs collègues permanents.

VII. COMPOSITION DES ÉQUIPES

14. En application de l’article 11.1 de l’Accord, la liste des réunions bilingues justifiant une grande équipe rémunérée au taux majoré figure en Annexe III.

15. Lorsque l’interprétation est effectuée dans une langue non officielle par les soins d’une délégation nationale, le Conseil de l’Europe, s’il en a été dûment informé, s’engage à rappeler à la délégation nationale les termes de l’Accord.

VIII. DÉLÉGATION PROFESSIONNELLE

16. En application de l’article 19 de l’Accord, l’AIIC désigne une délégation professionnelle élue parmi les interprètes rémunérés à la journée par le Conseil de l’Europe dont les noms sont communiqués à l’Administration.

17. Les dispositions du présent Avenant s’appliquent à tout engagement postérieur à la date de sa signature.

Le 21 octobre 2002

Pour l’AIIC
Michel Lessigne
Vice-président

Pour le Conseil de l’Europe
François de Bary
Directeur de Ressources Humaines du Conseil de l'Europe

ANNEXE I

Instruction No. 40 (Extraits) relative à l'organisation des missions des agents du secrétariat

Le Secrétaire Général du Conseil de l'Europe,

Vu l'article 42.1.a du Statut du Personnel,

Vu les dispositions communes adoptées en la matière dans le cadre des Organisations Coordonnées et approuvées par le Comité des Ministres 1,

Considérant qu'en application des textes précités, il convient de mettre à jour les règles applicables aux déplacements en mission et aux modalités de prise en charge des frais y afférents.

ARRÊTE

Article 1

Les règles applicables à l'organisation des déplacements en mission des agents ainsi qu'aux modalités de remboursement des frais y afférents sont fixées dans les dispositions figurant ci-après 2.

Article 4

Préparation de la mission et procédure à suivre pour la commande des titres de transport (extraits)

Le cas échéant, sont également indiqués :

  • les différences entre les dates et heures à prendre en compte pour le calcul des frais de mission (per diem) et les dates et heures effectives du déplacement;
  • toute décision du Secrétaire Général fixant des voyages de groupe ou des voyages à tarif réduit spécial;
  • les frais d'hébergement représentant plus de 60 % des indemnités journalières;
  • les conditions d'hébergement offertes à titre officiel;
  • les réductions éventuelles dont l'agent peut bénéficier à titre personnel.

Article 5

Frais de voyage

1. Les frais de voyage entraînés par les missions sont pris en charge ou remboursés dans les conditions suivantes:

  1. Voyage effectué par chemin de fer:
    Tous les agents sont autorisés à voyager en utilisant la 1ère classe.
    Quand le voyage comporte une durée de plus de six heures, entre 22 h et 6 h, l'utilisation du wagon-lit est autorisée en wagon-lit de 1ère classe à deux lits ou, à défaut en classe "single". Dans ce cas, l'indemnité journalière de l'agent sera réduite de moitié (cf. art 7.9 i).
     
  2. Voyage effectué par avion:
    Seul l'accès à la classe touriste est pris en charge, à l'exception des vols d'une durée supérieure à 7 heures de temps de vol pour lesquels les agents sont autorisés à voyager en classe "affaire" sur la base de tarifs négociés. Toutefois, sous leur responsabilité, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, le gestionnaire des crédits peut déroger à cette règle et autoriser la classe affaire pour des voyages d’une durée totale de 7 heures et plus (attente dans les aéroports comprise).
    Le prix du transport des bagages excédentaires n'est pris en charge que dans le cas où ce transport a été rendu nécessaire pour des raisons de service.
     
  3. Voyage effectué par bateau:
    Tous les agents voyagent en 1ère classe, sans utiliser toutefois les cabines dites de luxe.

2. La liste des moyens de transport et itinéraires usuels autorisés pour les missions des agents est disponible au Bureau de voyages qui la met à jour périodiquement en accord avec la Direction Générale de l'Administration et de la Logistique et le Contrôleur Financier. Elle sert de base pour la préparation et le contrôle des demandes d'ordres de mission ainsi que l'établissement des titres de transport.

3. Voyages en voiture personnelle:

  1. Les agents peuvent, sur leur demande, être autorisés par le Secrétaire Général à utiliser en mission une voiture personnelle. L'agent doit, dans ce cas, avoir souscrit une assurance automobile couvrant les trajets professionnels, les risques concernant les tiers et les tiers transportés, et doit avoir connaissance du fait que l'Organisation n'effectue aucun remboursement pour les dommages corporels ou matériels subis. Toutefois, l'agent se rendant en mission avec sa voiture personnelle bénéficie d'une assurance complémentaire (décès / invalidité, assistance médicale et rapatriement).
  2. Les agents peuvent, sur leur demande, être autorisés par le Secrétaire Général, à se faire transporter en mission dans la voiture d'un collègue. Ce fait doit être indiqué sur la demande d'ordre de mission à la rubrique "utilisation voiture privée".
  3. Les agents autorisés à voyager dans la voiture d'un collègue n'ont pas droit au remboursement des frais de voyage et n'ont droit de la part de l'Organisation, à aucun remboursement pour les dommages corporels ou matériels subis. Toutefois, ils bénéficient d'une assurance complémentaire (décès / invalidité, assistance médicale et rapatriement).

4. Utilisation pour des raisons de convenance personnelle d'un véhicule privé ou d'un moyen de transport public autre que celui retenu habituellement par l'Organisation.

Lorsque les agents utilisent un véhicule privé pour des raisons de convenance personnelle, avec l'autorisation de l'Organisation, ils ont droit aux indemnités kilométriques prévues ci-après (voir article 5.3 b.i). Toutefois, la somme totale qui leur est versée ne peut, en aucun cas, excéder le coût qui aurait été atteint autrement; y compris, le cas échéant, le coût du voyage d’autres personnes transportées pour la mission; il en est de même pour un moyen de transport public autre que celui retenu habituellement.

Les agents n'ont droit à aucune indemnité journalière pour toute période excédant la durée du voyage qui correspond à l'utilisation du mode de transport retenu comme base de remboursement au titre du paragraphe ci-dessus.

5. Utilisation d'une voiture personnelle dans l'intérêt de l'Organisation

  1. Les agents peuvent être autorisés, dans l'intérêt de l'Organisation, à utiliser une voiture personnelle. Dans ce cas, ils ont droit à une indemnité kilométrique 3 calculée sur la base de l'itinéraire usuel le plus court.
  2. Si l'agent concerné a été autorisé à transporter des passagers, il lui est accordé une indemnité kilométrique supplémentaire égale à:
    1. 10 % du taux prévu pour le premier passager,
    2. 8 % du taux prévu pour chacun des autres passagers.

Si l'utilisation d'un itinéraire entraîne des frais spéciaux (comme le paiement de péages, le transport de la voiture par navire transbordeur ou par bac), de tels frais sont remboursés sur justification.

6. Les frais accessoires de voyage suivants sont couverts par les 20% de l’indemnité de séjour destinés à couvrir ces frais:

  1. frais de navette d’aéroport;
  2. frais de stationnement ;
  3. frais de taxi.

Toutefois, sous la responsabilité du gestionnaire des crédits, et dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, les agents peuvent demander leur remboursement aux frais réels sur présentation des pièces justificatives. Dans ce cas, la moitié du montant forfaitaire compris dans l’indemnité (soit 10 % des indemnités de séjour) vient en déduction du remboursement effectué. Les pièces justificatives de toutes les dépenses accessoires sont à joindre à la demande de remboursement.

Article 6

Voyages de groupe ou à tarif réduit spécial

Lorsque le Secrétaire Général décide, après avoir consulté le Bureau de voyages, que les voyages de plusieurs agents se rendant en mission s'effectueront en groupe ou à tarif réduit spécial, les frais de voyage remboursables à chaque agent ne peuvent dépasser le coût du voyage de groupe ou du tarif réduit spécial. Les agents sont invités à inclure cette précision lors de l'élaboration de la demande d'ordre de mission dans la rubrique pertinente prévue à cet effet dans le formulaire informatisé de demande d'ordre de mission.

Article 7

Indemnités journalières de séjour

1. Pour les besoins des frais de mission, les indemnités journalières de séjour sont fixées aux taux portés sur le tableau 4 adopté annuellement par le Comité des Ministres sur recommandation du Comité de coordination sur les rémunérations, avec des possibilités d'ajustement au 1er juillet de chaque année.

2. Règles communes applicables à tous les voyages quel que soit le mode de transport

  1. Les agents voyageant en mission officielle ont droit à autant de fois l'indemnité journalière qu'il y a de périodes de 24 heures pendant la durée de leur mission.
  2. L'indemnité journalière n'est pas due pour toute période inférieure à quatre heures.
  3. Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, les agents intéressés perçoivent un quart de l'indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.
  4. Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à huit heures et ne comporte pas d'hébergement hôtelier, les agents intéressés perçoivent la moitié de l'indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.
  5. Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à huit heures, mais inférieure à vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, les agents intéressés se verront allouer le montant intégral de l'indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

3. Règles spéciales applicables aux voyages en train

Pour le calcul de l'indemnité journalière, la durée de la mission est augmentée forfaitairement de deux heures en cas d'utilisation du train.

4. Règles spéciales applicables aux voyages par avion

Pour le calcul de l'indemnité journalière, la durée de la mission est augmentée forfaitairement de deux heures en cas d'utilisation de l’avion.

5. Règles spéciales applicables aux voyages par voie maritime

  1. Pour le calcul de l'indemnité journalière, la durée de la mission est augmentée forfaitairement de deux heures en cas d'utilisation du bateau.
  2. Lorsqu'au cours d'un voyage par mer, l'agent en mission est logé à bord et y prend ses repas, l'indemnité journalière est réduite de 80 % pour chaque période de vingt-quatre heures passée sur le bateau.

6. Règles spéciales applicables aux voyages effectués pour convenance personnelle par un moyen de transport public autre que celui retenu habituellement, ou en voiture personnelle

  1. Les agents voyageant comme indiqué ci-dessus n'ont droit à aucune indemnité journalière pour toute période venant en excédent de la durée du voyage correspondant à l'utilisation du moyen de transport en commun retenu comme base de remboursement des frais de voyage.
  2. Sauf cas de force majeure tout temps supplémentaire pris par l'agent pour effectuer le voyage sera pris sur son congé annuel.

7. Si l'agent se rendant en mission est autorisé à prendre congé immédiatement avant ou après cette dernière, les indemnités journalières sont calculées pour les besoins du décompte des frais comme s'il était parti du siège de l'Organisation directement en mission ou comme s'il y était rentré directement. Si l’agent a accepté un billet PEX, les indemnités journalières couvriront la durée totale du séjour effectué qu'impose le tarif PEX. Le coût total de la mission ne devra pas excéder le coût de la mission avec un billet normal en classe économique.

8. Les indemnités journalières prévues couvrent forfaitairement toutes les dépenses susceptibles d'être exposées par les agents en mission, en dehors des frais de voyage.

Toutefois, lorsque dans certaines circonstances, les frais d'hébergement (chambre, petit déjeuner et taxes) représentent plus de 60 % du montant total des indemnités journalières, le gestionnaire des crédits a la faculté d'accorder le remboursement partiel ou total de la différence sur présentation de pièces justificatives et à condition qu'il soit établi que ces dépenses supplémentaires étaient inévitables. Normalement, ce remboursement ne dépassera pas 30 % du montant total de l'indemnité journalière. Ils peuvent autoriser le remboursement au-delà des 30% de supplément au vu des pièces justificatives de toutes les dépenses (repas et dépenses diverses comprises) tout en notant que seules celles liées à l'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement complémentaire.

A cette fin, les frais d'hébergement à prendre en considération sont ceux relatifs à toute la durée de la mission, que cette mission soit effectuée dans un seul ou dans plusieurs lieux.

Les pièces justificatives de toutes dépenses sont à joindre à la demande de remboursement.

9. Réduction du montant des indemnités journalières

Le montant de l'indemnité journalière est réduit dans les cas suivants:

  1. Lorsque l'Organisation prend en charge à divers titres les repas ou l'hébergement de nuit, l'indemnité journalière est réduite de 15 % pour chaque repas principal et de 50 % pour l'hébergement de nuit prévu dans le montant des frais. La même règle s'applique lorsque l'hébergement et/ou les repas sont pris en charge par un gouvernement ou un autre organisme. L'agent est tenu de préciser cette prise en charge dans la demande de demande de remboursement de frais de mission.
  2. En cas de mission d'une durée supérieure à deux mois, des dispositions spéciales sont prises par le Secrétaire Général en ce qui concerne le taux des indemnités journalières à verser à partir du 3e mois.
  3. Si l'agent en mission doit être hospitalisé, l'indemnité allouée pendant la durée de son séjour à l'hôpital, est fixée en fonction des frais d'hospitalisation pris en charge par le régime d'assurance maladie de l'agent et / ou l'assurance complémentaire.

Article 13

Bagages et effets personnels transportés par les agents en mission

Le vol, la perte, la destruction et la détérioration des bagages et effets personnels transportés par les agents en mission sont remboursés par une assurance souscrite par l'Organisation dans des conditions précisées par notes de service : ADM-SRH 295 (99), ADM-SRH 296 (99) et ADM-SRH 297 (99).

ANNEXE II

Prise en charge par le Conseil de l'Europe des frais de voyage des interprètes de conférence rémunérés à la journée

1. Les frais de voyage, à l’aller et au retour, à partir du domicile professionnel jusqu’au lieu de travail, pour les trajets supérieurs à 20 kms, sont à la charge du Conseil de l’Europe dans les limites du coût du déplacement selon le moyen de transport et l’itinéraire précisés à l’interprète lors de l’offre d’engagement.

Le cas échéant, l’offre précise que le déplacement peut être effectué le premier ou le dernier jour de la réunion dans les conditions du paragraphe 27 de l’Accord. Dans les autres cas, l’interprète est réputé voyager immédiatement avant et après la réunion pour laquelle il est engagé.

2. Par frais de voyage, il faut entendre les frais de train, avion, et taxes d’aéroport. L’indemnité journalière de subsistance couvrant forfaitairement toutes les autres dépenses en cours de mission selon les termes de l’instruction 40, article 5 , paragraphe 6.

3. Sous réserve des cas prévus au paragraphe 6 ci-après, la prise en charge des frais de voyage se fait sur production de pièces justificatives.

4. Les frais de voyage sont remboursés sur la base d’une demande de remboursement présentée par l’interprète immédiatement après la fin de l’engagement ; cette demande est accompagnée d’une copie des pièces justificatives.

Sont considérées comme pièces justificatives :

  1. le billet d’avion, ainsi que les cartes d’embarquement du premier vol aller et du dernier vol retour, et (sauf si le billet a été mis à disposition de l’interprète par le Conseil de l’Europe) le justificatif de paiement (facture agence, reçu carte bancaire) ;
  2. le billet de train ou une déclaration sur l’honneur de l’interprète indiquant qu’il a voyagé par train, 1ère classe, dans le cas où la réglementation du réseau prévoit l’obligation pour le voyageur de rendre le billet à l’arrivée ; ainsi que, le cas échéant, le justificatif de supplément et ou de réservation ;
  3. les reçus relatifs à toute autre dépense de transport remboursable ;
  4. une déclaration sur l’honneur de l’interprète indiquant qu’il a effectué le déplacement par un moyen de transport et/ou selon un itinéraire autre que celui précisé dans l’offre d’engagement.

5. En règle générale, les principes suivants sont appliqués :

  1. distance inférieure à 500 kms : train 1ère classe ;
  2. distance supérieure à 500 kms : train 1ère classe et/ou avion en classe économique ; si la durée de la réunion le permet, tarif excursion ou PEX.
  3. itinéraire le plus économique, compte tenu de la dépense globale résultant du coût du transport plus la rémunération et le per diem dus pendant le voyage.

6. Dans le cas prévu au paragraphe 4 (d) ci-dessus et dans les cas, excepté celui prévu au paragraphe 4 (b), où l’interprète n’est pas en mesure de fournir les pièces justificatives pour le voyage en avion ou en train, le remboursement des frais de voyage est effectué sur la base du prix du billet de train 1ère classe suivant l’itinéraire le plus court sans tenir compte des suppléments ou des réductions ; est alors versée forfaitairement au titre de la rémunération du temps de voyage et sous réserve des dispositions du paragraphe 27 de l’Accord et du paragraphe 13 de l’Avenant, une demi-journée de rémunération au taux inférieur .Les indemnités journalières de subsistance seront calculées selon les termes de l’Instruction 40, article 7 , paragraphe 6 . i .

7. L’utilisation de la voiture est admise aux risques et périls de l’interprète ; le remboursement des frais de voyage n’ouvre pas à l’intéressé le droit de recours contre le Conseil de l’Europe pour les accidents dont il pourrait être victime au cours du déplacement. L’interprète conserve aussi l’entière responsabilité des accidents qui pourraient être éventuellement occasionnés par la voiture.

8. Dans les cas où l’interprète se trouve déjà au lieu d’affectation pour le compte d’une autre Organisation, et si deux contrats sont immédiatement consécutifs, il en informe les Organisations concernées afin qu’elles s’entendent entre elles pour le partage des frais. S’il y a, entre les deux engagements, une ou au maximum deux journées d’intervalle, la rémunération journalière et les indemnités de subsistance correspondantes sont prises en charge, par moitié, par chacune des deux Organisations, tout comme les frais afférents au voyage aller (domicile professionnel-lieu d’affectation) et ceux afférents au voyage de retour au domicile professionnel, dans la limite du coût maximum des frais de déplacement dus selon l’Avenant à l’Accord.

Pour tous les autres cas de figure où un partage des frais est possible, l’interprète reçoit toutes les indemnités auxquelles il a droit, les deux Organisations s’entendant entre elles pour le partage.

ANNEXE III

Application de l’article 21 de l’Accord

Liste des réunions bilingues justifiant une grande équipe au taux majoré

  • Audiences et délibérations de la Cour Européenne des Droits de l’Homme
  • Audiences du Tribunal Administratif dont la durée prévue dépasse deux heures
  • Pharmacopée Européenne
  • Conférences des Ministres Spécialisés
  • Transfusion sanguine et Histocompatibilité
  • Convention de Berne
  • Conférences, symposiums ou séminaires dans le domaine de la Coopération Scientifique (par exemple « Risques Majeurs »)
  • Certaines réunions pour la rédaction de Conventions spécialisées.

Le classement de toute autre réunion, ou partie de réunion, comme « scientifique, technique, ou présentant des difficultés particulières » fait l’objet d’une décision ad hoc prise, en principe, préalablement.

Notes

1 49e rapport du CCR du 20.2.1995 (CM (95) 55) approuvé par les Délégués des Ministres lors de la 540e réunion; 50e rapport du CCR du 2.3.1995 (CM (95) 66) approuvé par les Délégués des Ministres lors de la 540e réunion. 

2 La présente Instruction s'applique aussi aux missions liées aux activités de formation étant entendu que ces missions sont à traiter avec le Service des Ressources Humaines et que dans certains cas leurs modalités peuvent être déterminées préalablement entre ce Service et l'agent.

3 Cette indemnité est accordée à un taux fixé selon les modalités indiquées aux paragraphes 3 à 6 de l'Annexe 1 du 49ème rapport du Comité de Coordination sur les Rémunérations, consultable auprès du Service Financier.

4 Ce tableau est consultable sur le site intranet du Service Financier.


Recommended citation format:
Coordonnées Negotiating Delegation. "Accord AIIC-Coordonnées (2002-2006)". aiic.net March 18, 2003. Accessed October 15, 2019. <http://aiic.net/p/1079>.



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