Définir vos besoins

Il est essentiel au départ du processus de recrutement des interprètes de savoir clairement quelles sont les langues qui seront parlées en réunion et dans quelles langues l’interprétation est nécessaire.

Si de nombreuses langues sont nécessaires, il faudra faire appel à la forme d’interprétation la plus rapide : l’interprétation simultanée.

De quelles langues avez-vous besoin dans votre réunion ?

Il est essentiel d'établir quelles langues seront parlées en réunion et quelles langues sont comprises par  les participants. De cette constatation dépendent le mode d’interprétation et le nombre d’interprètes nécessaires.

Exemple :

Un invité prend la parole face à un public multilingue. Dans ce cas, vous aurez besoin d’une interprétation de la langue de l’orateur dans toutes les langues du public.

Si le public pose des questions, vous aurez aussi besoin d’une interprétation des langues du public dans la langue de l’orateur.

Il existe de nombreuses autres possibilités qu’un interprète-conseil peut vous aider à définir.

Combien d'interprètes vous faut-il ?

Le nombre d'interprètes nécessaires pour une configuration linguistique donnée est déterminé par les Normes professionnelles de l'AIIC, qui sont appliquées dans presque toutes les conférences.

Exemple :

Supposons que vous ayez besoin d'interprétation à partir de l'allemand, de l'anglais, de l'espagnol et du français, vers ces 4 mêmes langues. Le meilleur mode d’interprétation serait la simultanée.

Il vous faudra pour chaque langue deux interprètes, qui partageront une cabine et se relaieront toutes les 30 minutes. Au total, votre équipe comptera donc 8 interprètes avec une combinaison linguistique appropriée.

Programmer la réunion, orchestrer les interprètes

Durée des séances de travail 

La structure de votre conférence peut aussi influer sur le nombre d'interprètes requis. Pour fournir une interprétation de qualité constante, les interprètes doivent avoir des temps de repos.

Les Normes professionnelles de l'AIIC disposent qu'afin de garantir une prestation de qualité et de préserver la santé des interprètes, ceux-ci ne devraient pas travailler plus de 2 séances de 3heures par jour, séparées par une pause d'une heure et demie au minimum.

Des séances plus longues sont possibles à condition de renforcer les effectifs. En tout état de cause, les pauses café et repas sont appréciés des participants à la réunion comme des interprètes.

Les séances de groupes de travail doivent être planifiées avec soin dès le départ, de manière à ce que des équipes supplémentaires d'interprètes puissent être engagées au besoin.

La planification

Certaines conférences comprennent des journées sans réunion. De nombreuses conférences commencent en soirée par un dîner et un discours de bienvenue, mais sans véritable réunion de travail.

Votre interprète conseil peut vous aider à engager des interprètes uniquement pour la période où ils sont nécessaires, et vous permettre ainsi de réaliser des économies.

L’ordre du jour 

Le nombre d'interprètes à engager dépend, dans une large mesure, de la structure de la conférence. Il est toujours préférable d'en discuter dans le détail avec votre interprète conseil.

Communiquez-lui le projet d'ordre du jour et d'horaire de votre réunion. Cela lui donnera une indication sur la durée prévue des réunions et sur l'éventualité que certaines séances se tiennent en même temps.

La disponibilité des langues

La disponibilité d'interprètes dépend dans une certaine mesure de la langue demandée. Deux facteurs –  l'un saisonnier et  l'autre géographique -  jouent un rôle.

Exemple

A certains moments, la demande d’interprètes est grande. Vous aurez peut-être intérêt à choisir une autre date si les interprètes sur place ne sont pas disponibles.

On trouve peu d'interprètes en Europe qui travaillent avec des langues orientales telles que le japonais, le coréen ou le thaï. En revanche, rares sont en Asie les interprètes ayant l'allemand, l'arabe, l'espagnol, le français ou le russe.

Voyage et logement

Si votre réunion se déroule dans une ville qui accueille régulièrement des conférences – comme Bruxelles, Genève, Paris, Vienne ou Rome -, il est probable que tous les interprètes pourront être recrutés sur place.

Vous n'aurez à payer, dans ce cas, que leur rémunération pour les journées ouvrées.

Si, en revanche, la conférence a lieu dans une ville où les interprètes sont rares ou inexistants, il vous faudra indemniser les interprètes pour les journées consacrées au voyage, payer leur billet d'avion, leur séjour à l'hôtel et une indemnité journalière de subsistance, ou «per diem».

Exemple

Si vous organisez une réunion avec anglais, chinois, espagnol et français à Hong Kong ou à Singapour, prévoyez d’importer tous les interprètes, sauf pour le chinois.

En revanche, si la même réunion se déroulait à Madrid ou à Francfort, vous pourriez probablement recruter tous les interprètes sur place, sauf les interprètes de la cabine chinoise.

Lorsque les interprètes travaillent dans une ville autre que celle ou ils résident (adresse professionnelle), ils sont dédommagés de leurs frais de déplacement aller-retour jusqu'au lieu de réunion, de leurs frais de logement, de repas et de leurs frais accessoires, ainsi que des frais de visa et de transfert. Le devis établi par un interprète conseil énumérera l'ensemble de ces coûts.

Cabines et matériel d'interprétation simultanée

Pour connaître vos besoins en terme de nombre de cabines et de matériel, voir le chapitre Matériel nécessaire pour une conférence.


Recommended citation format:
AIIC. "Définir vos besoins". aiic.net November 28, 2011. Accessed December 16, 2017. <http://aiic.net/p/4123>.