Appels d’offres pour les Services d’interprétation de conférence

Avez-vous besoin d’aide pour rédiger des appels d’offres efficaces pour des services d’interprétation de conférence? Ces recommandations ont été notamment élaborées à l’intention des organisations internationales, des administrations nationales, des ONG et des entreprises.

Ces directives visent à aider les pouvoirs adjudicateurs et organisateurs de manifestations à rédiger des appels d’offres pertinents pour les services d’interprétation de conférence. Elles ont été élaborées par l’AIIC, la seule association mondiale d’interprètes de conférence.

Ces recommandations devraient être utiles tant pour les organisations internationales que pour les administrations nationales, les ONG ou les sociétés privées.

Ces directives portent sur les prestations en interprétation de conférence. Elles ne couvrent pas la fourniture de matériel d’interprétation, ni la traduction écrite.

Interprétation de conférence

L’interprétation de conférence est un métier à part entière, qui requiert une formation universitaire spécialisée de deuxième cycle au moins. La plupart des interprètes ont un statut d’indépendant.  Ils sont recrutés individuellement, à la journée, pour chaque événement et peuvent être engagés de différentes manières :

  • Directement par le client
  • Indirectement, par une organisation internationale
  • Par l’intermédiaire d’un interprète-conseil.

Les interprètes-conseils recrutent des équipes d’interprètes pour répondre aux besoins d’un client ou d’une manifestation donnés. Ils évaluent les besoins linguistiques, les modalités d’interprétation, ainsi que la nature du sujet de la conférence, avant de choisir les interprètes les plus appropriés et d’offrir au client une solution sur mesure. Ils sont responsables de la qualité des interprètes choisis et du travail qu’ils effectuent.

Les interprètes-conseils peuvent avoir des statuts juridiques variés (indépendants, sociétés, groupements, etc.).

Normes

Il n’existe pas de norme universellement reconnue en matière d’interprétation de conférence. De ce fait, les organisations professionnelles telles que l’AIIC comblent cette lacune en fixant des critères d’adhésion stricts  et en élaborant des lignes directrices telles que celles-ci.

Pour plus de détails sur l’élaboration d’un appel d’offres, voir ici:  

Critères de sélection pour les services d’interprétation de conférence

L’AIIC recommande les critères suivants aux pouvoirs adjudicateurs et aux organisateurs de manifestations internationales, lors de la rédaction d’un appel d’offres pour des services d’interprétation. (téléchargez le PDF pour plus de détails.)

Information nécessaire pour soumissionner

Les soumissionnaires devront recevoir les informations suivantes:

  • Le lieu, le nombre et les dates des réunions
  • Le sujet
  • L’horaire prévu
  • Le type d’interprétation souhaité (simultanée, consécutive, etc.)
  • Les langues parlées en salle et les langues vers lesquelles l’interprétation est requise.

Si les dates et le régime linguistique des réunions ne sont pas encore connus, un contrat-cadre pourra néanmoins être conclu.

Habilitation à exercer l’activité professionnelle

L’interprétation étant une activité intellectuelle très spécifique, il est important que le prestataire soit un spécialiste de l’interprétation, voire un interprète en exercice lui-même, connaissant dans le détail les interprètes recrutés.

Les organisations professionnelles telles que l’AIIC ont des critères très stricts pour l’admission des interprètes de conférence. En outre, elles fixent des critères objectifs pour les interprètes-conseils, garantissant leur spécialisation dans la sélection et le recrutement d’équipes d’interprètes.

Capacité économique et financière

Les pouvoirs adjudicateurs devraient faire preuve de souplesse dans les justifications de la capacité économique et financière  qu’ils exigeront des opérateurs. En effet, les interprètes-conseils travaillent normalement en indépendants ou dans le cadre de groupements ou cabinets, et leur statut juridique et obligations comptables varient  en fonction de leur incorporation et du pays où ils sont établis.  

Il est important de ne pas limiter ou interdire la sous-traitance.  Le prestataire devra nécessairement sous-traiter les services d’interprétation, en recrutant pour chaque langue des interprètes indépendants, de nationalités et domiciles différents.

Capacités techniques et/ou professionnelles

Le soumissionnaire devra apporter des preuves de son professionnalisme dans les domaines suivants:

  • Expérience préalable en tant qu’interprète-conseil, avec indication du nombre de jours/interprètes recrutés les 3 années précédentes 
  • Appartenance à une organisation professionnelle d’interprètes (AIIC ou équivalent)
  • Description détaillée du service fourni (sélection et organisation des ressources humaines)
  • Description des outils et de l’infrastructure utilisés pour la prestation du service
  • Formation, expérience et qualifications professionnelles de l’interprète-conseil et des interprètes qu’il se propose d’engager.

Normes de garantie de la qualité

En l’absence d’une norme internationale de qualité pour l’interprétation de conférence, l’appartenance à l’AIIC (ou équivalent) est la meilleure garantie de qualité et de professionnalisme.  

Les candidats ne deviennent membres de l’AIIC qu’après un processus exhaustif d’admission, comparable à une procédure de certification. L’Association fixe des normes strictes de  compétence et de professionnalisme tant pour les interprètes que pour les interprètes-conseils.

Budget

Il est souhaitable que le prestataire ventile son offre de la manière suivante (la liste n’est pas exhaustive):

  • Honoraires journaliers versés aux interprètes
  • Coût de l’organisation/gestion du service
  • Devise de l’offre
  • Conditions de paiement
  • Clause de révision tarifaire (pour les contrats pluriannuels)
  • Clause d’annulation des services d’interprétation

Dans le cas d’interprètes devant travailler en-dehors de leur domicile professionnel, l’offre devrait inclure les postes suivants:

  • Montant du per-diem
  • Montant des indemnités de déplacement
  • Principes de voyage (modalités de transport, classe, etc.).

De manière générale, les interprètes de conférence travaillent à la journée. En outre, le métier demande une grande concentration mentale ; ils sont donc au minimum 2 par langue pour se relayer.

Les honoraires journaliers incluent le temps consacré à la préparation, ainsi que les charges sociales et impôts obligatoires. Tout interprète recruté est rémunéré pour toute la durée de son engagement (même s’il n’est qu’en “stand-by”), dans la mesure où il n’est plus disponible pour accepter d’autres offres aux mêmes dates.

A égalité de compétences et de langues, les interprètes locaux sont habituellement recrutés en priorité. Lorsque certaines combinaisons linguistiques ne sont plus disponibles sur place, le prestataire peut être amené à « importer » des interprètes. Le client devra en tenir compte dans son budget.

Critères d’attribution des marchés

L’interprétation de conférence est une prestation intellectuelle difficile et, de ce fait, l’offre la moins chère n’est pas forcément celle qui est économiquement la plus avantageuse.  Les critères ci-dessous sont ceux qui permettront de déterminer le meilleur rapport qualité-prix:

Valeur technique:

  • Ensemble du projet tel que présenté
  • Expérience et  références pertinentes
  • Service-client et assistance technique.

Qualité des équipes proposées:

  • Formation,  qualifications et expérience des interprètes
  • Appartenance à des associations professionnelles et/ou accréditation par des organisations internationales
  • Système de garantie de la qualité.

Efficacité de la composition des équipes :

  • Interprétation en direct (et sans relais, c’est-à-dire sans passer par la version d’un autre interprète)
  • Interprètes travaillant vers leur langue maternelle dans chaque cabine.

Prix :

  • Frais de gestion
  • Rentabilité et rapport qualité-prix.

Téléchargez le PDF pour plus de détails.


Recommended citation format:
AIIC. "Appels d’offres pour les Services d’interprétation de conférence". aiic.net November 9, 2012. Accessed November 12, 2019. <http://aiic.net/p/6346>.


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Luigi LUCCARELLI

   

Try http://aiic.net/page/470/contract-forms/lang/1

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Isabel RIVAS

   

Could you please tell me where to find different contract formats. I am involved in the organization of a large multilanguage conference to be held next year in my country and I would like to have the organizers and the individual interpreter sign written contracts so that each knows exactly what to expect. I was hoping to find formats on the AIIC site but have been unable to do so. I. Rivas

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