La séance est ouverte - petit aide-mémoire de procédure de conférence

destiné à tous les Présidents à tous les autres. Vous êtes appelé(e) à participer à une réunion... Vous êtes appelé(e) à présider une réunion... Vous vous demandez comment vous y prendre? Ce petit livre vous guidera en vous initiant aux règles du jeu, et en vous indiquant les moyens pratiques de rendre votre action efficace.

PREFACE

Qu'il s'agisse d'une association, d'un conseil municipal ou d'une entreprise, la conduite des débats ne s'improvise pas. Une réunion a vocation à déboucher sur des décisions.

Présider est un art fait d'un peu d'instinct et de beaucoup de méthode. Or, le parcours des présidents est loin d'être toujours balisé par un règlement intérieur.

« La séance est ouverte » énonce les us et règles d'un exercice qui n'est pas toujours facile. Destiné à ceux qui ont le souci d'être encore plus efficaces, il aborde la « gestion » des séances dans sa dimension humaine (si un président doit savoir trancher, il est essentiel qu'il sache écouter, entendre, prendre en compte les avis) comme sous son angle pratique.

L'issue d'une réunion repose beaucoup sur son organisation matérielle. C'est une évidence que l'auteur a pourtant raison de rappeler tant on l'oublie parfois. Dans cet ouvrage, Christopher Thiery explique par l' exemple, simple, clair et parlant à chacun.

S'il « épingle » les erreurs à ne pas commettre, il donne en contrepoint des clés et des conseils.

Le résultat est convaincant. Il sera un outil précieux pour ceux qui président et ont à assumer cette responsabilité exaltante mais souvent lourde.

Je connais Christopher Thiery depuis longtemps. Il est l'un des traducteurs les plus compétents et les plus brillants qu'il m'ait été donné de rencontrer dans les instances internationales les plus importantes. Aussi son expérience des réunions au plus haut niveau mérite-elle d'être méditée et transmise. L'interprète n'est-il pas l'observateur privilégié et forcément attentif, qui est souvent le mieux placé pour tirer les leçons du déroulement d'une réunion, de son succès comme de son échec, de ses péripéties comme de son organisation ?

René MONORY

AVANT-PROPOS

Qui ne s'est jamais trouvé ballotté entre l'ennui et l'exaspération lors d’une réunion mal présidée?

Il y a toutes sortes de mauvais présidents:

  • le mou, qui laisse parler tout le monde en même temps,
  • le verbeux, qui « résume » chaque intervention en parlant plus longtemps que I’orateur,
  • l'autoritaire, qui stérilise tout débat,
  • l'indécis: personne ne sait ce qui a été décidé,
  • le confus, qui rend compliqué ce qui était simple,
  • le coupeur de cheveux en quatre, qui prolonge inutilement un débat de procédure alors que la volonté de la réunion est claire,
  • etc, etc…

Mais est-ce entièrement de leur faute?

Chaque jour il se tient d'innombrables réunions de tout acabit, du Conseil Municipal d'une petite commune rurale aux grandes instances de I’Etat, du Conseil d'Administration d'une grande association à l'Amicale Bouliste. Dans toutes les administrations la réunionnite fait rage ; et le soir ce sont les parents d’élèves et les réunions de copropriétaires… La liste est sans fin… et c'est très bien ainsi.

Chacune de ces réunions est censée être présidée par quelqu’un. L'ennui, c’est que bien souvent ce « quelqu’un » n’a guère d'expérience de la chose. Et si d'aventure il cherchait à s'initier rapidement aux quelques règles de procédure et de comportement qu'il suffit généralement de suivre pour que la réunion aboutisse dans des délais raisonnables et un climat serein à des décisions cohérentes, il serait bien en peine de le faire.

Notre objectif, en toute modestie, est de combler cette lacune.

Et le simple participant? Comment peut-il être certain qu’on n'est pas en train de l'emmener en bateau, sous des prétextes de procédure? Un seul moyen: connaître la procédure soi-même. Et ce n'est pas si sorcier.

Entendons-nous bien: ceci n’est pas un traité de procédure parlementaire, encore moins une somme. De telles "bibles" existent et tout parlementaire, tout professionnel de la procédure les connaît.

Cet aide-mémoire, car c'est de cela qu’il s’agit, est surtout destiné aux groupements et associations de toute sorte qui ne se sont pas dotés d'un règlement intérieur en bonne et due forme - et il faut reconnaître que bien souvent ce ne serait guère justifié. D'ailleurs les statuts-type proposés par l'administration aux associations déclarées sous le régime de la loi du 1er juillet 1901 indiquent qu'un règlement intérieur peut être adopté, et que sa rédaction est libre. Cependant il arrive qu’un problème de procédure se pose, et notre projet est de présenter, dans un petit ouvrage de référence simple et commode, les principales règles de base communément admises, assorties de conseils pratiques sur la conduite de la réunion.

PLAN DE L’OUVRAGE

Après deux chapitres introductifs (« A quoi sert la procédure? » et « A quoi sert le président? ») on trouvera 16 chapitres consacrés aux principales questions qui peuvent se poser à I’occasion d'une réunion d'assemblée ou de comité, conseil, etc. Chaque chapitre est organisé de la même manière. Le principe de la règle est d'abord défini et expliqué (A); ensuite viennent quelques exemples, qui montrent comment diverses organisations ont mis en œuvre le principe énoncé, en fonction des circonstances qui leur sont propres (B). En troisième lieu quelques conseils pratiques sont prodigués au président, et aux membres (C). Enfin viennent des formules d'usage courant, parfois un petit scénario destiné à suggérer un moyen commode de s'exprimer (D).

Insistons encore sur le fait que rien de tout ceci n'est destiné à être normatif: chaque groupement est libre de se donner les règles qui lui conviennent, et chacun peut s’exprimer comme il l'entend. L'important, n’est pas tant la règle elle-même, mais le fait qu'elle existe et que chacun l'accepte. Notre objectif est simplement d'indiquer quelques recettes qui ont fait leurs preuves.

On trouvera in fine quelques indications pratiques sur l'organisation et la préparation d'une réunion: la salle, le son, I’enregistrement, réunions multilingues.

SOURCES ET EXEMPLES

En France comme ailleurs la source, la référence ultime en matière de procédure est le parlement. Ce n’est pas que celui-ci ait légiféré de façon normative en la matière, mais tout simplement parce qu'il lui a bien fallu se doter lui-même d'un règlement intérieur pour ses propres besoins. Etant donné qu’il est I’organe le plus important parmi les instances délibératives du pays et qu'au demeurant ses travaux sont fort complexes et les enjeux graves, il était naturel que son règlement soit très élaboré, très complet, et par conséquent qu'il serve de modèle. Dans les pays anglo-saxons la référence aux traités de procédure parlementaire est explicite, ce qui aboutit parfois à un formalisme un peu excessif pour nombre de rencontres d'un niveau plus modeste. En France ce n'est pas le cas, mais là aussi les principales règles de procédure émanent du parlement, sans que l'on s'y réfère nommément.

On comprendra cependant que les textes parlementaires sont en général trop détaillés pour servir utilement d'exemple dans l'optique du présent ouvrage. C'est pourquoi nous ferons appel la plupart du temps aux règlements d'organismes d'importance moindre, et notamment l'Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC). Il s'agit d'une Association relevant de la Loi de 1901, dont les décisions sont lourdes de conséquences pour la vie quotidienne de ses 2000 membres. Ceux-ci ont donc veillé à ce que leur règlements soient bien faits, et ils ont tenu à ce que leurs textes soient contrôlés par les experts de l'Assemblée Nationale.

Nous emprunterons également certains exemples à d'autres organismes, tels que les Nations Unies et le Conseil de l'Europe.

Mais il ne s’agira que d'exemples: on ne saurait trop insister sur le fait qu'il appartient à chaque association de se donner les règles qui lui conviennent.

Cela étant dit, dans la plupart des cas on pourra faire l’économie d’un véritable Règlement Intérieur en faisant appel au simple bon sens. Pour les problèmes plus épineux il suffira de se référer au présent ouvrage.

Télécharger le manuel complet:  fichier PDF (580 Ko) ,  fichier Word (240 Ko)


1997-1998

Recommended citation format:
Christopher THIERY. "La séance est ouverte - petit aide-mémoire de procédure de conférence". aiic.net January 29, 2002. Accessed September 21, 2018. <http://aiic.net/p/639>.



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Comments 1

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Manuel SANT'IAGO RIBEIRO

   

Merci, Christopher, je vais me délecter...et apprendre,bien sur!

m.

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