Règlement intérieur de l'Assemblée

Version amendée à l’Assemblée de 2018

I. Assemblée ordinaire

Article 1

Modalités de convocation

Le Comité exécutif fixe la date et le lieu de l'Assemblée ordinaire.

Il convoque l'Assemblée ordinaire par les moyens qu'il jugera opportuns 5 mois au moins avant la date de la réunion. La convocation est portée à la connaissance des membres, candidats et pré-candidats. Un formulaire de procuration est mis à la disposition des membres ayant droit de vote.

La convocation précise, conformément aux articles 2, 3 et 4, l'avant-projet d'ordre de jour ainsi que la date limite pour le dépôt :

  1. des candidatures ;
  2. des propositions de modification des Statuts, du Code d'Ethique professionnelle et des Règlements ;
  3. des propositions de modification de l'avant-projet d'ordre du jour.

Article 2

Ordre du jour

Les membres actifs peuvent proposer des modifications à l'avant-projet d'ordre du jour joint à la convocation ; ces propositions doivent parvenir au Secrétariat au plus tard 100 jours avant l'Assemblée.

Le Comité exécutif communique aux membres, candidats et pré-candidats le projet d'ordre du jour ainsi que la documentation y afférente par les moyens qu'il jugera opportuns, 45 jours avant l'Assemblée.

A l'ouverture de ses travaux, l'Assemblée adopte son ordre du jour. Toute proposition de modification doit être faite par un membre actif et être appuyée par 4 autres membres actifs présents à l'Assemblée.

Nonobstant les dispositions ci-dessus, tout recours contre une décision d'exclusion déposé conformément aux dispositions y afférentes des Statuts et du présent règlement est inscrit à l'ordre du jour de l'Assemblée suivante, à condition que les délais de publication et d'information des membres et candidats puissent raisonnablement être respectés.

Article 3

Modification des textes relevant de la competence de l'Assemblée

Les propositions de modification des Statuts, du Code d'Ethique professionnelle et des Règlements dont le vote est de la compétence exclusive de l'Assemblée, signées par au moins 5 membres actifs doivent parvenir au Secrétariat au plus tard 100 jours avant l'Assemblée, sous peine d'irrecevabilité.

Article 4

Candidatures

Les candidatures aux postes de Président, de Trésorier, de Vice-Présidents, de membres de la Commission budgétaire, de la Commission des Admissions et du Classement linguistique et de la Commission disciplinaire et des litiges doivent parvenir au Secrétariat 100 jours avant l'Assemblée, sous peine de ne pas être prises en considération au premier tour du scrutin. Elles doivent être signées par au moins 5 membres actifs et être expressément acceptées par les intéressés.

Pour la Commission disciplinaire et des litiges, seules les candidatures de membres actifs ou associés ayant été membres du Conseil pré-2015, du Comité exécutif ou d'une commission de l'Assemblée sont prises en compte aux 1er et 2ème tours de scrutin. Si après le 2ème tour certains postes restent à pourvoir, les candidatures de tout membre de l'AIIC ayant au moins 10 ans d'ancienneté dans l'Association sont prises en compte.

Article 4bis

Bureau de l'assemblée

L’Assemblée ordinaire est gérée par un Bureau indépendant composé d’un président et de  2 vice-présidents de séance. Les membres du Bureau sont choisis par le Comité Exécutif sur une liste de 6 noms proposés par le Conseil Consultatif à leur dernière réunion conjointe  avant l’Assemblée.

Les membres du bureau ne peuvent avoir de fonction exécutive ni  y être candidats. Ils doivent être membres actifs depuis au moins  5 ans.

Le président de séance (ou un des vice-présidents de séance) préside les travaux de l’Assemblée conformément au Règlement Intérieur et veille à son application correcte.

II. Assemblée extraordinaire

Article 5

Modalités de convocation

Lorsque l'Assemblée extraordinaire est convoquée à la demande d'1/3 des membres actifs, elle se réunit dans les 45 jours suivant la notification au Secrétariat. Sous peine de nullité, la demande doit être accompagnée d'un ordre du jour.

Lorsque l'Assemblée extraordinaire est convoquée par le Comité exécutif ou par l'Assemblée, elle se réunit à la date fixée.

Toute Assemblée extraordinaire est convoquée par communication écrite adressée aux membres, candidats et pré-candidats par le Secrétariat 21 jours au moins avant la date de sa réunion. La convocation précise l'ordre du jour.

Article 6

Ordre du jour

L'Assemblée extraordinaire ne peut délibérer et prendre de décisions que sur les points figurant à l'ordre du jour joint à la convocation. Elle peut toutefois convoquer une nouvelle Assemblée extraordinaire.

III. Votes et élections - généralités

Article 7

Représentation

La représentation est possible. Les procurations, écrites et nominatives, sont transmises au secrétariat de l'Assemblée qui procède à leur vérification. Les procurations peuvent être transmises à un autre membre présent, sous réserve des dispositions ci-dessous :

La représentation peut être exercée à l'égard de toute proposition soumise à l'Assemblée.

  1. Les membres actifs peuvent se faire représenter par un membre actif.
  2. Les membres associés peuvent autoriser un membre actif ou associé à prendre la parole en leur nom.
  3. Les candidats et pré-candidats ne peuvent pas se faire représenter.
  4. Sous réserve de l'alinéa ci-dessous les membres peuvent détenir un maximum de 9 procurations donnant droit de vote.
  5. Les membres ayant leur adresse professionnelle (au plus tard le dernier jour du mois qui précède celui de la tenue de l'Assemblée) sur un continent autre que celui où l'Assemblée est convoquée, peuvent détenir un maximum de 15 procurations supplémentaires donnant droit de vote, à condition qu'elles émanent d'autres membres ayant également leur adresse professionnelle dans un continent autre que celui où l'Assemblée est convoquée.
  6. Nonobstant les alinéas 4 et 5 ci-dessus, si un membre dûment enregistré s'absente, sa (ses) carte(s) de vote peut (peuvent) être remise(s) à un autre membre présent pendant la durée de cette  absence.

Article 8

Validité des délibérations et quorum

L'assemblée ne peut prendre de décision qu'autant que plus de la moitié des membres actifs sont présents ou représentés. Toutefois, tout vote autre qu'un vote au scrutin secret ou portant sur une modification des Statuts ou des Règlements dont le vote est de la compétence exclusive de l'Assemblée est valable si, avant l'ouverture du vote, le Président de séance n'a pas été appelé à constater le nombre de présents par au moins 5 membres actifs.

Nonobstant les dispositions de l'alinéa précédent, l'Assemblée ordinaire est toujours en nombre pour délibérer et pour adopter son ordre du jour et le procès-verbal d'une précédente Assemblée.

En l'absence de quorum, le vote est reporté à la séance suivante ou, sur proposition du Président de séance, à une séance ultérieure.

Si le quorum n'est pas réuni lors d'un vote déjà reporté faute de quorum, le Comité exécutif convoque à nouveau l'Assemblée dans les 90 jours. Elle peut alors prendre des décisions quel que soit le nombre des membres actifs présents et représentés.

Si, faute de quorum, l'Assemblée n'a pas pu se prononcer sur une des motions de procédure prévues à l'article 11, le Président de séance la déclare nulle et non avenue.

Article 9

Conduite des debats

L'Assemblée siège dès l'heure figurant sur la convocation. Elle termine ses travaux au plus tard à 19.00 heures le dernier jour de la session.

Le Président de séance ouvre, suspend et lève les séances. Il dirige les travaux de l'Assemblée, assure l'observation du Règlement, maintient l'ordre, donne la parole, déclare les discussions closes, constate l'existence du quorum, met les questions aux voix et proclame les résultats des votes. Ses décisions sont sans appel.

Assemblée ordinaire

A l'ouverture de sa session, l'Assemblée ordinaire adopte son ordre du jour. Elle élit sa commission de vérification des pouvoirs et ses scrutateurs. Il est dérogé à cette dernière disposition, en cas d'utilisation d'un système de vote électronique, sauf décision contraire de l'Assemblée. L'Assemblée ordinaire adopte le procès-verbal de la session ordinaire précédente et des procès-verbaux des sessions extraordinaires qui seraient intervenues depuis celle-ci. Les propositions de rectification des procès-verbaux sont immédiatement mises aux voix sans débat. L'Assemblée ordinaire procède ensuite à l'examen des autres points de l'ordre du jour.

Assemblée extraordinaire

A l'ouverture de sa session, l'Assemblée extraordinaire élit sa commission de vérification des pouvoirs et ses scrutateurs. Il est dérogé à cette dernière disposition, en cas d'utilisation d'un système de vote électronique, sauf décision contraire de l'Assemblée. L'Assemblée extraordinaire procède ensuite à l'examen des autres points de l'ordre du jour.

Article 10

Droit à la parole

1. Aucun membre ne peut prendre la parole devant l'Assemblée sans avoir au préalable obtenu l'autorisation du Président de séance. Le Président de séance peut rappeler à l'ordre un orateur dont les remarques n'ont pas trait au sujet en discussion.

2. Le temps de parole accordé à chaque orateur est de 5 minutes. Toutefois, le Président de séance peut en décider autrement dans l'intérêt d'une discussion équitable et équilibrée. Une exception à cette règle générale peut notamment être accordée aux orateurs suivants :

a) rapporteur sur un point de l'ordre du jour ;
b) porte-parole du Comité exécutif, du Conseil consultatif, des commissions, comités, groupes, réseaux, des régions et des secteurs ;
c) membres ayant déposé au secrétariat de l'Assemblée au plus tard à l'ouverture de la session une demande d'intervention motivée sur un point de l'ordre du jour.

3. Au cours des débats, le Président de séance peut donner connaissance à l'Assemblée de la liste des orateurs inscrits et en proposer la clôture immédiate.

4. Les candidats et pré-candidats peuvent assister à l’Assemblée en tant qu’observateurs.

Article 11

Motions de procédure et rappels au règlement

La parole est accordée par priorité aux membres qui la demandent pour proposer :

  1. une suspension de séance ;
  2. la clôture du débat (qui entraîne un vote immédiat sur les propositions en cours de discussion) ;
  3. la clôture de la liste des orateurs.

Chacune de ces motions de procédure doit être faite par un membre actif et appuyée par 4 autres membres actifs présents à l'Assemblée et ne peut être présentée qu'une fois au cours du même débat.

Elles ont la priorité sur la question principale, dont elles suspendent la discussion. Un membre qui soulève une motion de procédure ne peut aborder le fond de la question en discussion.

Peuvent seuls être entendus l'auteur de la motion, un orateur "contre" et le rapporteur sur le point de l'ordre du jour concerné.

En outre, la parole est accordée par priorité aux membres qui la demandent pour un rappel au Règlement. Celui-ci ne porte que sur la procédure et ne donne lieu qu'à une réponse du Président de séance.

IV. Votes

Article 12

Amendements

Sans préjudice des dispositions de l'article 3 du présent Règlement, les amendements, comportant la signature d'au moins 5 membres actifs, doivent être déposés en temps utile pour en permettre l'impression et la distribution avant leur discussion. Ils doivent avoir trait directement au texte qu'ils visent à modifier. Ils sont mis aux voix avant celui-ci dans l'ordre auquel ils s'y appliquent.

Le Président de séance est juge de la recevabilité des amendements. Il peut, à titre exceptionnel, déclarer recevable un amendement oral s'il estime qu'il est destiné à apporter une rectification, à tenir compte de faits nouveaux ou à permettre une conciliation, et s'il n'y a pas d'objection à sa prise en considération.

Les sous-amendements doivent avoir trait à un amendement précédemment déposé et ne sont recevables que dans la mesure où ils ne contredisent pas le sens de l'amendement. Ils ne peuvent être amendés à leur tour.

Si deux ou plusieurs amendements qui s'excluent mutuellement s'appliquent au même paragraphe, celui qui s'écarte le plus du texte original a priorité sur les autres et doit être mis aux voix le premier. Son adoption entraîne le rejet des autres amendements. S'il est rejeté, l'amendement qui, selon le même principe, se trouve alors avoir la priorité est mis aux voix, et ainsi de suite pour chacun des amendements suivants.

Il est procédé de même si deux ou plusieurs sous-amendements qui s'excluent mutuellement s'appliquent à un même amendement.

Lorsqu'un amendement ou un sous-amendement est appelé, son auteur a la parole pour le soutenir. S'il s'en abstient, tout autre membre actif peut le faire à sa place. Peuvent seuls intervenir en outre un orateur "contre" et le rapporteur de la question en discussion. Aucune intervention ne peut excéder trois minutes. Il n'est pas procédé à l'examen d'un amendement ou d'un sous-amendement qui n'aurait pas été soutenu.

A la demande de 5 membres actifs, le Président de séance peut faire procéder au vote sur un amendement par division.

Autres propositions

Sans préjudice des dispositions de l'article 11 du présent Règlement, toute autre proposition, motion ou résolution doit être signée par au moins cinq membres actifs et parvenir au Secrétariat au moins cent jours avant l'Assemblée.

Le Président de séance peut cependant déclarer recevable une proposition, motion ou résolution faite en séance à condition qu'elle porte sur la question débattue et qu'elle soit présentées par un membre actif et appuyée par au moins quatre autres membres actifs présents à l'Assemblée.

Article 13

Modalités de vote

  1. L'Assemblée vote normalement à main levée (sauf en cas d'utilisation d'un système de vote électronique) ou, si 5 membres actifs au moins le demandent, au scrutin secret. Toutefois, les votes relatifs à la révocation d'un élu ou à l'exclusion d'un membre ont toujours lieu au scrutin secret.
  2. Tout vote est précédé d'un avertissement sonore.
  3. Quand la procédure de vote est engagée, aucun membre ne peut l'interrompre.
  4. Lorsque l'examen et le vote final sur l'ensemble du texte sont terminés et les résultats proclamés, tout membre actif peut présenter une explication de vote d'une durée de 2 minutes au plus.

Article 14

Majorités requises

Définitions :

  • Majorité, majorité simple, majorité relative : le plus grand nombre de suffrages exprimés ;
  • Majorité absolue : plus de la moitié des suffrages exprimés (le cas échéant arrondir au nombre entier supérieur) ;
  • Majorité des deux tiers : 2/3 des suffrages exprimés (le cas échéant arrondir au nombre entier supérieur).

Sauf dispositions contraires des Statuts ou du présent Règlement, l'Assemblée se prononce à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions, de même que les bulletins blancs ou nuls en cas de vote au scrutin secret, n'entrent pas dans le calcul des suffrages exprimés.

Nonobstant les dispositions de l'alinéa précédent, dans le cas d'élections, seuls les votes "pour" ou "oui" et les votes "abstention" seront pris en compte et entreront dans le calcul des suffrages exprimés. Les votes "contre" ou "non" ne seront ni autorisés ni pris en compte.

En cas d'égalité de suffrages, la question mise aux voix n'est pas adoptée.

L'exclusion d'un membre, la révocation d'un élu, ainsi que les amendements aux Textes fondamentaux qui sont de la compétence de l'Assemblée sont décidés à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés.

V. Elections

Article 15

Modalités

L'Assemblée procède aux élections ci-après au scrutin secret.

Sont élus au premier tour de scrutin, dans la limite du nombre de postes à pourvoir, les candidats présentés conformément à l'article 4 et ayant obtenu le plus de voix, à condition qu'ils réunissent chacun la majorité absolue des suffrages exprimés.

Si après le premier tour de scrutin certains postes restent à pourvoir, sont aussi prises en considération pour les scrutins suivants, le cas échéant, les candidatures reçues hors-délai en vertu de l'Article 4 ou présentées par au moins 5 membres actifs lors de l'Assemblée.

Sont élus au deuxième tour de scrutin et subséquents, dans la limite du nombre de postes à pourvoir, les candidats ayant obtenu le plus de voix, à condition qu'ils réunissent chacun la majorité absolue des suffrages exprimés.

À partir du troisième tour de scrutin, est éliminé le candidat ayant obtenu le moins grand nombre de voix. Si, en fin de scrutin, le dernier candidat en lice n’obtient pas la majorité absolue des suffrages exprimés, le poste reste vacant.  Les cas de vacances de postes sont traités dans les Statuts.

Article 16

Election du président des vice-présidents et du trésorier

L'Assemblée procède séparément à l'élection du Président, des Vice-présidents et du Trésorier.

Article 17

Election de la Commission budgétaire, de la Commission des admissions et du classement linguistique et de la commission disciplinaire et des litiges

L'Assemblée procède séparément à l'élection des membres de chaque commission.

Article 18

Procédure de recours en cas d'exclusion d'un membre

1. Conformément aux dispositions y afférentes des Statuts, tout membre ayant fait l'objet d'une sanction d'exclusion prononcée par la Commission disciplinaire et des litiges peut introduire un recours auprès de l'Assemblée dans les 90 jours suivant la notification écrite de la décision. Le recours a un effet suspensif. Toutefois, son bénéficiaire est considéré comme ayant fait l'objet d'une suspension jusqu'à ce que l'Assemblée ait rendu sa décision. Le recours ne porte que sur la sanction d'exclusion imposée et non sur le constat de violation des règles de l'Association.

À cet effet, l'appelant enverra au Secrétariat, par lettre recommandée, une déclaration de recours accompagnée d'un mémoire d'appel contenant les motifs du recours et les arguments que l'appelant entend faire valoir.

Le dossier d'appel est transmis sans délai à la Commission disciplinaire et des litiges qui prépare le mémoire de réponse contenant ses recommandations à l'Assemblée et désigne librement, parmi ses membres, le ou les porte-parole qui la représenteront devant celle-ci.

Le mémoire de réponse est communiqué sans délai à l'appelant.

2. Un résumé de la plainte, de la réponse des membres mis en cause, ainsi que le texte intégral de la décision originale de la Commission sont publiés dans le Bulletin de l'Assemblée par le Secrétariat. L'appelant et la Commission disciplinaire et des litiges sont également invités à y publier un résumé, d'une longueur maximale de 5 pages imprimées, des mémoires d'appel et de réponse.

L'exposé de la plainte, la réponse des membres mis en cause, le texte intégral de la décision originale de la Commission, ainsi que les mémoires d'appel et de réponse sont publiés sur la partie du site internet réservée aux membres au plus tard 30 jours avant la date prévue pour l'audience.

Les parties sont informées de la publication et ne sont ne sont plus admises à compléter ou modifier leurs conclusions ou leur argumentation, ni à produire de nouvelles pièces, ni à formuler de nouvelles offres de preuves.

En outre une copie complète du dossier de recours sur support papier pourra être consultée au lieu de l'Assemblée, au plus tard la veille de l'Assemblée. Le Comité exécutif de l'AIIC fixera les modalités pratiques de la consultation.

3. Le recours est normalement entendu par l'Assemblée ordinaire. L'appelant comparaît devant l'Assemblée à ses propres frais. La présence de conseils n'est pas permise.

Si l'une des parties, bien que régulièrement convoquée, ne se présente pas, l'Assemblée peut néanmoins tenir l'audience.

L'appelant, puis la Commission disposent chacun d'une heure pour présenter leur position. Il leur est ensuite accordé un droit de réponse supplémentaire de 30 minutes chacun.

La présentation est suivie d'une période de questions-réponses de 30 minutes au cours de laquelle les membres présents peuvent demander des éclaircissements à l'appelant et au(x) porte-parole de la Commission.

Le Président de séance peut, à sa discrétion, prolonger les temps de parole s'il l'estime utile, en en respectant la répartition équitable entre les parties.

4. À la clôture du débat, l'Assemblée est appelée à statuer sur le recours. Elle délibère à huis clos, en l'absence de l'appelant.

Si le recours est rejeté à la majorité des deux tiers, l'exclusion devient définitive. Dans le cas contraire, l'appelant est suspendu pour une période de trois ans. La période de suspension purgée est prise en compte dans l'application de cette décision.

Les membres de la Commission n'ont pas le droit de vote. La décision de l'Assemblée n'est pas susceptible d'appel ; elle est immédiatement exécutoire.

La décision est annoncée par le Président de séance.

La décision de l'Assemblée est notifiée aux parties par écrit, dans les trente jours. Elle est portée à la connaissance des membres de l'Association par les moyens appropriés.

Article 19

Procès-verbal

Il est tenu un procès-verbal des décisions et élections de l'Assemblée. Le document est signé par le Président de séance et mis à la disposition des membres.

Les délibérations de l'Assemblée sont enregistrées intégralement. L'enregistrement et le procès-verbal sont déposés au Secrétariat.

Le Comité exécutif fixe les conditions de consultation de ces enregistrements.

Article 20

Procédure d'amendement

Les propositions de modification au présent Règlement, le cas échéant présentées après avis juridique, sont décidées par l'Assemblée à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés.


Recommended citation format:
Basic Texts. "Règlement intérieur de l'Assemblée". aiic.net October 10, 2013. Accessed July 23, 2019. <http://aiic.net/p/6584>.



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