Règlement financier

Version 2018 - Mise à jour Août 2018

Article 1
MONTANT DES COTISATIONS

a) Chaque Assemblée ordinaire, sur proposition du Comité exécutif, du Trésorier et de la Commission budgétaire, fixe le montant des cotisations pour les membres actifs et associés; ces montants s'appliquent dès le début de l'exercice financier triennal suivant l'Assemblée. Le montant des frais administratifs de dépôt du dossier et des frais administratifs annuels dus par les candidats et pré-candidats est fixé par le Comité exécutif sur proposition du Trésorier et de la Commission budgétaire. Les frais administratifs annuels s’appliquent dès le début de l’exercice financier suivant le dépôt du dossier de candidature ou de pré-candidature. Les frais administratifs de dépôt de dossier sont dus dès le dépôt du dossier.

b) Si l'Assemblée a adopté un système de calcul des cotisations plutôt que d'en arrêter le montant, le Trésorier calcule les cotisations dues par les membres conformément au dit système et en tenant compte du Programme d'activité adopté par l'Assemblée.

c) Les montants de cotisations ainsi que le montant des pénalités établi par la Commission budgétaire en cas de retard de paiement de la cotisation, sont publiés sur le site de l’AIIC réservé aux membres. Une facture indiquant les sommes dues pour le premier exercice financier est envoyée à tous les membres, candidats et pré-candidats dans les 30 jours suivant l'Assemblée; les années suivantes, la facture est envoyée au début de l'exercice financier.

d) En cas de retard de paiement de la cotisation ou des frais administratifs annuels, des pénalités administratives dont le montant est fixé par la Commission budgétaire s'appliquent. Ces pénalités sont assimilées à la cotisation aux fins des articles 10, 13 et 14 des Statuts.

e) Les membres et les groupes de membres dont le nom apparaît à l’annuaire en ligne des interprètes-conseils s’acquittent d’un supplément de cotisation dont le montant est fixé chaque année par le Comité exécutif, sur proposition du CPIC au Trésorier et à la Commission budgétaire, au moment de l’adoption du budget annuel. Il entre en vigueur au début de l’exercice financier. 

f) Tout montant dû est exprimé et versé en francs suisses et les membres, candidats et pré-candidats veillent à ce que la somme nette parvienne au Trésorier, à l'exclusion de pertes de change, de frais de virement et de toute commission.

g) Les membres d'honneur et les présidents d'honneur sont exemptés du paiement des cotisations.

Article 2
RESPONSABILITES DES MEMBRES, CANDIDATS ET PRE-CANDIDATS

Les membres, candidats et pré-candidats sont personnellement responsables de leurs obligations financières à l'égard de l'Association.

a) Conformément aux dispositions y afférentes des Statuts, les cotisations des membres sont dues le 1er février de chaque année au taux en francs suisses fixé par la dernière Assemblée ordinaire, sauf décision contraire de cette même Assemblée. 

La cotisation due par les membres est celle applicable dans la région où ils ont leur adresse professionnelle au premier jour de l'exercice financier, abstraction faite de toute modification de cette adresse en cours d'exercice.

Les nouveaux membres s’acquittent de la cotisation applicable dans la Région où ils ont leur adresse professionnelle le jour de la proclamation, au prorata temporis, déduction faite des éventuels frais administratifs annuels versés au titre de l’article 1a) du Règlement financier.

Les frais administratifs annuels des candidats et pré-candidats sont dus le 1er février de chaque année au taux en francs suisses fixé par le Comité exécutif.

Le supplément de cotisation pour inscription à l’annuaire des interprètes-conseils est dû à la date anniversaire de l’inscription du membre ou du groupe de membres à l’annuaire. Il est valable pour une période d’un an. Les modalités d’inscription et de paiement sont publiées en ligne.

b) Au titre de l'article 1 ci-dessus, tout membre, candidat ou pré-candidat qui n'a pas acquitté sa cotisation ou les frais administratifs pour un exercice financier annuel donné, au plus tard sept mois après le début de ce dernier se verra imposer une pénalité administrative d'un montant fixé par la Commission budgétaire et annoncé dans l'avis de cotisation.

Conformément à l'article 13 des Statuts, tout membre, qui n'a pas acquitté sa cotisation pour un exercice financier annuel donné, au plus tard huit mois après le début de ce dernier, est suspendu et rayé de la liste des membres de l'Association. De plus, au titre de l'article 1 ci-dessus, une pénalité administrative supplémentaire d'un montant fixé par la Commission budgétaire et annoncé dans l'avis de cotisation lui est imposée. La suspension est levée et le membre réintégré sur la liste dès qu'il acquitte les arriérés de cotisation, y compris les pénalités imposées. La même disposition sera appliquée aux candidats ou pré-candidats qui n’ont pas acquitté les frais administratifs.

En cas de retard de paiement du supplément de cotisation pour inscription à l’annuaire des interprètes-conseils, le membre ou groupe de membres en retard de paiement est immédiatement rayé de l’annuaire des interprètes-conseils. Il est réintégré à l’annuaire dès qu’il acquitte le supplément de cotisation. L’année de validité de l’inscription court à partir de la réintégration du membre ou du groupe de membres à l’annuaire.

c) Les membres qui démissionnent de l'Association restent redevables de toutes les sommes dues jusqu'à la fin de l'exercice financier en cours.

d) Si un membre actif a travaillé moins de vingt jours au cours d'une année donnée, il peut adresser une requête au Comité exécutif, par l’intermédiaire du Trésorier, qui consulte le Bureau de la région concernée avant de transmettre son avis au Comité exécutif. Celui-ci peut autoriser le membre en question à payer une cotisation réduite, par exemple au niveau de celle fixée pour les membres associés pour l'exercice en cours, et ceci à titre exceptionnel.

Article 3
VERSEMENTS AUX REGIONS

a) Rétrocession aux régions d’une partie des cotisations
Toute région valablement constituée a droit à 8% des cotisations payées par les membres de l'Association appartenant à cette région à la date du 1er février de l'exercice financier concerné, le montant minimum de cette rétrocession étant fixé à 2000 CHF. Les sommes ainsi perçues, ainsi que toutes autres au bénéfice de la région provenant de prélèvements spéciaux, contributions volontaires, etc. sont la propriété de la région concernée et sont gérées par celle-ci de façon autonome pour des activités conformes à l'objet de l'Association, et qui ne nuisent pas aux intérêts de celle-ci. Le montant de la rétrocession est exprimé en francs suisses.

b) Allocation région éloignée 
Une région éloignée est une région éloignée du siège, couvrant plusieurs pays ou un pays très vaste, et dont les membres sont peu nombreux et souvent dispersés. Une subvention de 6000 CHF est octroyée aux Régions éloignées pour leur permettre de participer plus activement à la vie de l’Association et de faire face aux problèmes de communication qu’elles rencontrent, tant à l’intérieur de chaque région qu’entre les régions et le siège.

c) Financement d'activités régionales
Toute région peut présenter une demande de financement d'activités régionales à caractère ponctuel qui ne peuvent être financées dans le cadre des programmes de l'Association. 

Les régions intéressées font parvenir au Secrétariat, au moins 30 jours avant la date de lancement de l’activité, une demande dûment chiffrée et motivée. Le Trésorier consulte la Commission budgétaire et transmet le dossier, accompagné d'une recommandation, au Comité exécutif pour décision. Il sera tenu compte, dans l'évaluation des demandes, des ressources financières des régions concernées et des fonds disponibles.

La région soumettra régulièrement des rapports intérimaires, ainsi qu'un rapport final à la conclusion du projet. Ces rapports seront transmis au Comité exécutif et à la Commission budgétaire par le Secrétariat.

Article 4
RESPONSABILITE DES MANDATAIRES

a) Le Comité exécutif
Le Comité exécutif veille à l'application du Programme d'activités de l'Association dans le cadre des crédits budgétaires approuvés à cette fin.

Le Comité exécutif prend en considération les implications financières de ses décisions et donne des instructions concernant l'attribution et l'utilisation des fonds concernés.

L'engagement du personnel doit être approuvé conjointement par le Comité exécutif et le Président de la Commission Budgétaire dans la mesure où le coût est égal ou supérieur à 10% des recettes telles qu'estimées par la Commission budgétaire pour l'exercice en cours.

Toute acquisition de biens et services d’une valeur dépassant 10'000 CHF, doit se fonder sur 3 devis, sauf lorsque l’AIIC a signé un contrat de prestation de service. Toute acquisition de biens et services d’une valeur dépassant 4% du budget général est précédée d’un d’appel d’offres. 

Sauf disposition contraire, toute acquisition de biens ou de services faisant l’objet de devis séparés ou par tranches, de commandes multiples, ou de modalités de paiements différées dans le temps doit faire l’objet d’une seule et unique demande d’autorisation selon les règles applicables. Toute demande de dérogation à la présente règle est transmise au préalable par écrit au Trésorier, qui la soumet pour décision à la Commission Budgétaire.

b) Le Trésorier

Le Trésorier perçoit les cotisations, conformément aux décisions de l'Assemblée et aux dispositions des Statuts et du présent Règlement financier.

Le Trésorier est responsable de la gestion financière du budget. Il peut autoriser les dépenses jusqu'à concurrence des montants prévus pour chaque poste budgétaire.
Si des dépenses supplémentaires s'avèrent nécessaires, qui dépassent 10 % d'un poste budgétaire ou 5000 francs suisses, le Trésorier doit obtenir, par écrit, l'autorisation préalable de la Commission Budgétaire.

Conformément à l'article 4 (a) ci-dessus, le Trésorier est responsable de la tenue des comptes; il soumet un état préliminaire des comptes à la Commission budgétaire à la fin de chaque exercice financier. A cette fin, il peut avoir recours aux services d'un comptable extérieur.

Sur décision du Comité exécutif, notifiée par écrit, les Trésoriers régionaux peuvent être autorisés à percevoir les cotisations annuelles des membres pour le compte de l'Association.

Ces fonds sont versés périodiquement sur le compte de l'Association, mais en tout cas le 31 mars, le 30 juin et le 30 septembre.

Afin de percevoir les arriérés de cotisation des membres d'une Région donnée, le Trésorier peut solliciter l'aide du Trésorier régional.

c) La Commission budgétaire
La Commission budgétaire peut exiger à n'importe quel moment toutes les informations dont elle aurait besoin pour vérifier que les finances de l'Association sont gérées correctement en conformité avec le présent Règlement financier.

Elle vérifie les comptes du Trésorier à la fin de chaque exercice financier annuel avec le comptable et les vérificateurs extérieurs ; avec ces derniers, elle fera rapport à l'Assemblée sur la gestion financière de l'Association au cours de la période couverte par les comptes.

Elle dispose de compétences statutaires pour étudier toute question financière ou procéder à tout audit sur demande de l'Assemblée ou du Comité exécutif, ou de sa propre initiative.

Les membres de la Commission budgétaire respecteront la confidentialité des informations dont ils auront connaissance dans l’exercice de leur mandat.

Article 5
BUDGET

a) Avant chaque Assemblée, le Trésorier consulte les organes, délégations, commissions, réseaux et groupes de travail afin d’établir un projet de Cadre financier, qu'il présente à la Commission budgétaire. Celle-ci l'examine et, le cas échéant, l'amende avant de le transmettre au Comité exécutif qui, après consultation du Conseil consultatif, en soumet la version finale à l'Assemblée pour approbation. Il établit également une estimation des recettes.

b) A la lumière des recommandations du Comité exécutif, l'Assemblée adopte le Programme d'activité triennal de l'Association et le Cadre financier correspondant. Le coût global du Programme doit s'inscrire dans le cadre des recettes prévisibles, sur la base d'une estimation du nombre de membres tout en réservant une marge de sécurité et un niveau d'épargne raisonnables, tels que recommandés par la Commission budgétaire.

c) Le montant du Fonds de Réserve est fixé de telle sorte qu’il couvre 12 mois de fonctionnement. Si le Comité exécutif fixe un montant supérieur, le Trésorier prévoit au budget les crédits nécessaires.

d) Après adoption du Cadre financier triennal par l'Assemblée, des transferts à l'intérieur du budget peuvent être opérés par le Trésorier sur autorisation de la Commission budgétaire; le Comité exécutif en est informé.

e) Aucune activité ne peut être autorisée si elle n'est couverte par une ligne adéquate dans le budget.

Article 6
REMBOURSEMENT DES DEPENSES

a) Voyages
Sauf en cas de fourniture des billets par l'Association, les voyages, s'ils sont dûment autorisés au préalable conformément aux dispositions du présent règlement ou sur autorisation spéciale du Trésorier, sont remboursés à concurrence du tarif aérien le plus bas en classe économique.

Seuls les frais de voyage de 5 membres par commission et le cas échéant des groupes de travail, équipes de projet et réseaux du Comité exécutif sont couverts. Cette restriction ne s'applique pas aux délégations des secteurs conventionnés ni à la Commission des Permanents.

Lorsque le tarif aérien le plus bas en classe économique n'est pas disponible pour des raisons à justifier, le Trésorier peut exceptionnellement autoriser le remboursement des frais de voyage aérien à un tarif plus élevé.

Les frais de taxi, autobus ou autres moyens de transport de l'aéroport vers la ville et vice-versa ne sont pas remboursés.

Le cas échéant, l'assurance annulation sera remboursée.

Les voyages en chemin de fer sont remboursés au tarif de la première classe, y compris les suppléments, à condition que le montant ne dépasse pas le tarif aérien applicable le moins cher.

Les voyages en voiture sont remboursés sur la base du tarif ferroviaire ci-dessus.

b) Séjour
Lorsqu'ils assistent à leurs réunions dûment convoquées, les membres du Comité exécutif, du Conseil consultatif, des comités, commissions et groupes de travail, des équipes de projet, et des délégations de négociation touchent, par nuit passée hors de leur domicile, une indemnité de séjour dont le montant est fixé selon les barèmes établis par la Commission budgétaire.

Le nombre d’indemnités ne dépasse pas, normalement, le nombre de jours de réunion. Toutefois, sur autorisation préalable du Trésorier, une indemnité supplémentaire peut être accordée si le membre doit voyager la veille du premier jour et le lendemain du dernier jour de la réunion.

Une indemnité correspondant à 25% de l’indemnité visée ci-dessus est accordée aux membres qui assistent à une réunion se déroulant en un lieu autre que leur domicile, lorsque le voyage aller-retour est effectué dans la même journée.

Une indemnité du même montant est versée aux membres qui participent à une réunion de plus d’une journée, même si elle se déroule au lieu de leur domicile.

c) Frais divers
Les dépenses du Président, des Vice-Présidents, du Trésorier, des présidents des comités et commissions, des animateurs des groupes de travail, des porte-parole des délégations et des chefs de projets, ainsi que de tout autre membre chargé par le Comité exécutif d'agir au nom de l'Association sont remboursées si elles sont encourues dans l'exercice de leur mandat, et ceci dans les limites des crédits prévus au budget.

Par dépenses, on entend les frais divers tels que téléphone, poste, à l'exclusion des frais de séjour et de voyage.

d) Non-membres et personnel
Sur autorisation du Trésorier, les non-membres de l'Association et les membres du personnel de l'Association lorsqu'ils se déplacent pour le compte de celle-ci, sont remboursés de leurs frais de voyage et de séjour d'après les barèmes fixés à cet effet par la Commission budgétaire.

L’indemnité mentionnée au paragraphe 6b, dernier alinéa est versée au personnel du secrétariat qui participe à une réunion de plus d’une journée qui se tient au siège du secrétariat.

e) Justification 
Toute personne demandant un remboursement de frais fournit les pièces justificatives.

f) Couverture budgétaire
Aucune dépense n'est remboursée sauf si elle est couverte par des crédits au budget et autorisée par le Trésorier.

Toutefois, le Trésorier peut avancer certaines sommes afin de couvrir des dépenses prévisibles pour des activités spécifiques en respectant les crédits au budget.

Tout solde présent à la fin de l'exercice financier reste la propriété de l'Association.

Article 7
LES COMPTES

a) Les comptes détaillés reprenant les recettes, les dépenses et la situation financière de l'Association sont soumis pour approbation à chaque Assemblée ordinaire ; les rapports du Trésorier, des vérificateurs extérieurs et de la Commission budgétaire sont également déposés.

b) Les comptes sont établis sous la responsabilité du Trésorier et de la Commission budgétaire, qui peuvent se faire assister, si nécessaire.

c) Les comptes couvrent la période courant de la clôture des derniers comptes approuvés par l'Assemblée jusqu'à la fin de l'exercice financier précédant le premier jour de l'Assemblée suivante.

d) Une fois les comptes approuvés par l'Assemblée et le quitus donné au Trésorier, le débat sur ces comptes ne peut être rouvert.

e) Toute obligation financière découverte après l'approbation des comptes par l'Assemblée est à la charge de l'Association.

Article 8
PROCEDURES COMPTABLES

Les détails d'application du Règlement financier se trouvent dans les procédures comptables. 

Article 9
PROCEDURE D'AMENDEMENT

Les propositions de modification au présent Règlement sont décidées par le Comité exécutif, après consultation de la Commission budgétaire, le cas échéant après avis juridique, à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés.


Enter your footer here, if any

Recommended citation format:
Basic Texts. "Règlement financier". aiic.net February 24, 2014. Accessed December 11, 2018. <http://aiic.net/p/6718>.



There are no comments to display