Commission disciplinaire et des litiges - Règlement intérieur et procédure

Version 2019

DISPOSITIONS GENERALES

Article 1

Attributions

Organe statutaire de l'Association, la Commission disciplinaire et des litiges exerce les fonctions et pouvoirs qui lui sont attribués par l’article y afférent des Statuts, à savoir :

La Commission disciplinaire et des litiges statue sur toute violation présumée, par un ou plusieurs membres ou organes de l’Association, des Statuts, du Code d'Ethique professionnelle ou de tout autre Règlement en vigueur, et sur tout litige entre les membres, les candidats, les pré-candidats et/ou les organes de l’Association.

Elle ne peut cependant traiter de causes qui seraient de nature commerciale, ou dans lesquelles elle ou l’Assemblée seraient impliquées en tant qu’organes de l’Association.

Elle agit sur plainte. Elle peut toutefois entamer une procédure disciplinaire de sa propre initiative si, dans le cadre de l’examen d’un dossier dont elle a été saisie, elle constate une ou des violations des règlements de l’Association.

Article 2

Composition

Conformément aux dispositions y afférentes des Statuts, la Commission disciplinaire et des litiges est composée de neuf membres actifs ou associés ayant été, de préférence, membres du Conseil pré-2015, du Comité exécutif ou d’une commission de l’Assemblée. Son mandat dure d’une Assemblée ordinaire à la suivante. Les membres de la Commission sont élus par l’Assemblée. Ils sont rééligibles. Les membres du Comité exécutif, du Conseil consultatif ou d’une autre commission de l’Assemblée en exercice ne peuvent pas être membres de la Commission disciplinaire et des litiges.

Seules les candidatures de membres actifs ou associés ayant été membres du Conseil pré-2015, du Comité exécutif ou d’une commission de l’Assemblée sont prises en compte aux 1er et 2e tours de scrutin. Si après le 2ème tour certains postes restent à pourvoir, les candidatures de tout membre de l’AIIC ayant au moins 10 ans d’ancienneté dans l’Association sont prises en compte.

Le travail administratif de la Commission relève d’un Bureau composé du Président, du Vice-président et du Secrétaire. La Commission élit un Président et un Vice-président parmi ses membres. Le Vice-Président remplace le Président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci. La nomination du Secrétaire se fait en alternance entre tous les autres membres de la Commission pour une période de 6 mois.

En cas de vacance d'un poste de membre de la Commission, celle-ci désigne, à la majorité simple, un remplaçant jusqu'à l'Assemblée ordinaire suivante. Il peut être dérogé à cette règle, à titre exceptionnel, notamment lorsque la vacance de poste se produit peu de temps avant l’Assemblée. Toutefois, si moins de la moitié des postes prévus au sein de la Commission ont été pourvus au cours des élections, un scrutin électronique est organisé dans les 90 jours.   

Article 3

Confidentialité et conflits d’intérêts

Les membres de la Commission sont astreints à une obligation de confidentialité générale et permanente pour les faits, actes et informations dont ils ont pu avoir connaissance dans le cadre de leurs fonctions. Les délibérations de la Commission, du Bureau et de ses sous-commissions sont également soumises à la même obligation de confidentialité.

Pour garantir l’entière confidentialité des faits, des actions et des informations portés à l’attention de la Commission, ses procès-verbaux ne sont divulgués ni aux membres ni aux organes de l’AIIC. Seul un sommaire de ses activités sera présenté à l’Assemblée générale de l’association au terme de chaque mandat.

Un membre de la Commission ne peut assister aux discussions ou participer à la prise de décisions dans une affaire à laquelle il est partie. Il en va de même de manière générale dans toute autre situation de conflit d’intérêts potentiel. Tout membre de la Commission qui pour une affaire donnée pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêts réel ou apparent le signale et se récuse.

Article 4

Fonctionnement et archives

La commission ne peut délibérer et prendre de décisions que si 5 de ses membres au moins sont présents ou représentés. Les procurations ne sont acceptées que pour les réunions en personne, au nombre d’une seule procuration par personne.

Afin de réduire dans toute la mesure du possible la durée des procédures, la Commission travaille généralement  par tout moyen électronique ou téléphonique. Elle peut toutefois, dans les limites du budget qui lui a été attribué, tenir des réunions plénières ou restreintes, si nécessaire.

La procédure se déroule en français ou en anglais. Tous les actes doivent être rédigés, ou fournis sous forme de traduction certifiée, dans l'une de ces deux langues.

Toutes les pièces du dossier, y compris toute correspondance, sont transmises au Secrétariat. Celui-ci conserve le dossier de toutes les affaires disciplinaires et de tous les litiges ayant fait l'objet d'une procédure au sens du présent Règlement, et prend toutes mesures raisonnables pour en réserver l’accès. La Commission fixe les conditions de consultation de ces archives.

Par courrier recommandé il faut entendre l’envoi de correspondance ou d’actes par moyen certifié incluant la délivrance d’un reçu à l’expéditeur et la consignation de l’adresse du destinataire dans un registre. La signature du destinataire sur un formulaire à la livraison fera foi de celle-ci à l’adresse précisée. En consultation avec le Secrétariat, le Bureau de la CDL déterminera le service (poste ou messager enregistré comme DHL ou UPS) le plus indiqué dans chaque cas.

La Commission se fait assister par un conseil en tant que de besoin.

Pour tous les cas non expressément prévus par le présent document, les dispositions du Règlement intérieur de l'Assemblée s'appliquent mutatis mutandis.

PROCEDURE DISCIPLINAIRE

Article 5

Pré-admissibilité de la plainte

1. Un tiers ou un membre, un candidat, un pré-candidat ou un organe de l’Association qui souhaite que la Commission statue sur une plainte contre un ou plusieurs autres membres, candidats, pré-candidats ou organes en soumet la demande par écrit au Secrétariat. Par « tiers » on entend toute personne qui n’est pas membre, candidat ou pré-candidat de l’Association, et qui n’est pas membre de son personnel.

2. Toute plainte d’un membre, d’un groupe de membres, d’un candidat, d’un pré-candidat, d’un organe de l’Association ou d’un tiers doit être adressée par écrit au Secrétariat sur le formulaire officiel avec un exposé des griefs, accompagné de tous documents utiles. Elle doit indiquer clairement la ou les dispositions règlementaires de l’Association et de la CDL ou les parties de celles-ci qui auraient été enfreintes.

3. Une plainte qui n’aurait pas été soumise à l’aide du formulaire officiel ou qui ne serait pas accompagnée des informations requises ne sera pas transmise à la Commission tant qu’il n’aura pas été remédié au(x) manquement(s), conformément aux échanges entre le Secrétariat et le(s) demandeur(s).

Détermination de la recevabilité 

4. Le Bureau de la Commission présente ses recommandations sur la recevabilité de la plainte à la Commission qui se prononce sur la recevabilité de la plainte dans les deux semaines suivant la réception de la plainte de la part du Secrétariat, à la majorité simple des votes exprimés. En cas d’égalité des voix, la voix du Président de la Commission est prépondérante.

En cas d’égalité des voix, la voix du Président de la Commission est prépondérante.

5. Si la Commission détermine que la plainte n’est pas conforme aux dispositions du présent Règlement ou de tout autre règlement en vigueur, elle la déclare irrecevable; elle rejette également toute plainte pour laquelle elle estime qu’elle n’a pas compétence ou qui est manifestement futile, abusive ou de mauvaise foi. Le Bureau de la Commission informe le(s) plaignant(s) de sa décision par écrit, dans les deux semaines, avec un bref exposé des motifs. La décision de la Commission n’est pas susceptible d’appel.

Plainte recevable

6. Si la Commission détermine que la (les) plainte(s) est (sont) recevable(s), le Bureau de la Commission désigne sans tarder une sous-commission d'enquête, composée d’au moins 3 membres de la Commission, dont un coordonnateur, sous réserve de confirmation par toutes les parties concernées. Le coordonnateur dirige et assure le bon fonctionnement de la sous-commission ; il facilite notamment les contacts entre les membres de la sous-commission, les contacts avec les parties et l’administration de la procédure. La sous-commission désigne en son sein un rapporteur qui en rédige le rapport et les conclusions.

7. La plainte ayant été jugée recevable, le Bureau de la Commission en notifie, par lettre recommandée, les plaignant(s), dans les deux semaines de la formation d’une sous-commission d’enquête. La notification fait état de la composition de la sous-commission d’enquête ; le(s) plaignant(s) est(sont) également informé(s) de la possibilité pour lui(eux) de contester la composition de la sous-commission pour des motifs valables, en s’adressant par écrit au Bureau de la Commission, dans les dix jours, après quoi la décision du Bureau est définitive.

8. Au même moment, le Bureau de la Commission notifie, par lettre recommandée, au(x) membre(s) ou organe(s) mis en cause l’ouverture d’une procédure disciplinaire. La notification contient une description sommaire de la procédure et des sanctions possibles, fait état de la composition de la sous-commission d’enquête et impartit au(x) membre(s) mis en cause un délai de 4 semaines pour adresser, par écrit, à la sous-commission une prise de position sur le contenu de la plainte, accompagnée de tous documents utiles, rédigée en français ou en anglais ou sous forme de traduction certifiée dans une de ces deux langues. Le(s) membre(s) mis en cause est(sont) également informé(s) de la possibilité pour lui(eux) de contester la composition de la sous-commission pour des motifs valables, en s’adressant par écrit au Bureau de la Commission, dans les dix jours, après quoi la décision du Bureau est définitive. Il(s) sera (seront) également prié(s) de faire savoir à la Commission s’il(s) souhaite(nt) être entendu(s) par elle. Une copie de l’ensemble du dossier constitué à ce jour est également transmise au(x) membre(s) mis en cause. 

L’enquête

9. Dès sa désignation et une fois confirmée, la sous-commission d’enquête est seule compétente pour la conduite de l’instruction. Elle n'est pas liée par des règles de procédure autres que celles fixées dans le présent Règlement ou, le cas échéant, dans tout règlement adopté par la Commission. Toutefois, toute mesure entraînant des frais pour l’Association dépassant le budget octroyé à la Commission doit faire l’objet d’une approbation préalable du Trésorier ou, le cas échéant, de la Commission budgétaire, après consultation avec le Bureau de la Commission.

10. La sous-commission d’enquête achemine une copie de tous les documents soumis avec la réponse du (des) membre(s) mis en cause au(x) plaignants, à qui la sous-commission demandera s’il(s) souhaite(nt) être entendu(s).

11. La sous-commission peut notamment prendre les dispositions suivantes:

   a. La sous-commission peut demander tant au(x) plaignant(s) qu'au(x) membre(s) mis en cause tout éclaircissement, explication ou document complémentaire qu'elle juge nécessaires. Le refus d’y donner suite peut être interprété contre la personne visée par cette demande complémentaire.

   b. Sur demande ou d’office, la sous-commission peut décider d’entendre le(s) membre(s) mis en cause et (ou) le(s) plaignant(s). A cet égard, les parties assument leurs propres frais. Les auditions se font par tout moyen jugé opportun et équitable par la sous-commission au vu des circonstances, dans des délais raisonnables.

   c. La sous-commission peut s’adresser à d'autres membres de l'Association, et notamment aux représentants de la ou des régions concernées, en vue de l’obtention de toute information et/ou document se rapportant à l’affaire ou en vue de préparer l’audition.

   d. Sous réserve de la sauvegarde des intérêts personnels, la sous-commission peut également s’adresser à des tiers pour l’obtention de toute information et/ou document se rapportant à l’affaire ou en vue de préparer l’audition. 

   e. La sous-commission accordera aux parties un délai de réponse raisonnable. Elle statue librement sur toute demande motivée de prolongation de délai liée à la conduite de la procédure disciplinaire.

   f. Le Secrétariat et le Bureau de la Commission transmettent sans délai toute nouvelle information ou pièce reçue à la sous-commission. Toute nouvelle information ou pièce pertinente au dossier est également transmise aux parties par la sous-commission, en temps opportun et en tout état de cause avant la clôture de l’instruction.

Après l’enquête

12. À la conclusion de l’enquête, le rapporteur rédige le rapport de la sous-commission. La sous-commission approuve le projet de rapport préparé par le rapporteur et transmet le rapport écrit ainsi que l’ensemble des pièces du dossier, à la Commission. La sous-commission peut recommander des sanctions. Le rapport de la sous-commission n’est pas transmis aux membres de la Commission susceptibles d’être en conflit d’intérêt avec les parties ou qui sont parties à la plainte.

13. La Commission examine le rapport de la sous-commission. Elle statue à bulletin secret et à huis clos.  La Commission peut, à sa discrétion, demander au Secrétariat d’organiser un scrutin par courrier électronique. Les bulletins de vote sont, dans ce cas, envoyés au Secrétariat qui communique les résultats du vote à la Commission. Seuls les membres de la Commission qui ne se sont pas récusés ou qui ne sont pas parties au dossier peuvent voter. La décision de la Commission prend effet dès la notification.

14. La Commission se prononce sur chacune des questions suivantes, le cas échéant. Si plusieurs membres ou organes sont mis en cause, les décisions de la Commission doivent indiquer clairement à quel(s) membre(s) ou organe(s) mis en cause elles s’appliquent. 

   a. Le (Les) membre(s) ou organe(s) mis(s) en cause a-t- (ont-) il(s) enfreint les règlements de l’Association?

Si la réponse NON recueille plus de la moitié des votes exprimés, arrondis à l’unité supérieure le cas échéant, la procédure est arrêtée.

Si la réponse OUI recueille plus de la moitié des votes exprimés, arrondis à l’unité supérieure le cas échéant, la Commission se prononce sur la sanction à imposer, dans l’ordre suivant (seules les sanctions explicitement proposées sont mises aux voix et la sanction la plus sévère recueillant la majorité requise est imposée):

  • exclusion
  • suspension

          1. OUI/NON

          2. Si OUI, durée, d’un an minimum et de trois ans maximum

             • blâme
             • avertissement 

Si aucune des trois premières sanctions ci-dessus n’est proposée ou ne recueille la majorité requise, l’avertissement est automatique.

   b. Seuls l’avertissement et le blâme peuvent être infligés aux membres et organes de l’Association. La suspension et l’exclusion ne peuvent être infligées qu’aux seuls membres.

   c. L’exclusion requiert la majorité des deux tiers, arrondis à l’unité supérieure, le cas échéant. La suspension et le blâme requièrent la majorité simple. En cas d’égalité des voix, la sanction n’est pas imposée.

15. Le Bureau de la Commission notifie les parties par courrier recommandé de ses décisions dans les plus brefs délais. La notification comprend un justificatif des décisions. A la discrétion du Bureau, il peut être dérogé à cette disposition en ce qui concerne les tiers.

  • L’avertissement est notifié au(x) membre(s) mis en cause et au(x) plaignant(s).
  • Le blâme est notifié au(x) membre(s) mis en cause et au(x) plaignant(s) ; il est porté à la connaissance des membres de l’Association.
  • La suspension est notifiée au(x) membre(s) mis en cause et au(x) plaignant(s) ; elle est portée à la connaissance des membres de l’Association.
  • L’exclusion est notifiée au(x) membre(s) mis en cause et au(x) plaignant(s) ; elle est portée à la connaissance des membres de l’Association.

Recours

16. L’exclusion peut faire l'objet d'un recours auprès de l’Assemblée dans les 90 jours suivant la notification écrite de la décision. À cet effet, il enverra au Secrétariat, par lettre recommandée, une déclaration de recours accompagnée d’un mémoire d’appel contenant les motifs du recours. Le recours a un effet suspensif. Toutefois, le membre mis en cause est considéré comme ayant fait l'objet d'une suspension jusqu'à ce que l'Assemblée ait rendu sa décision.

Les autres sanctions ne sont pas susceptibles d’appel.

PROCÉDURE DE RÈGLEMENT DES LITIGES

Article 6

Pré-admissibilité d’un litige

1. Tout tiers ou membre, candidat, pré-candidat ou organe de l'Association qui entend faire trancher par la Commission un litige qui l'oppose à un ou plusieurs autres membres, candidats, pré-candidats ou organes doit en faire la demande écrite au Secrétariat. Tiers désigne toute personne qui n’est pas un membre, un candidat ou un pré-candidat de l’Association, et qui n’est pas membre de son personnel.

2. La demande doit contenir un bref exposé des arguments invoqués par le demandeur. Sont joints à la demande les documents que le demandeur veut apporter aux débats, ainsi que les pièces justificatives. Toutes les pièces doivent être rédigées en EN ou en FR, ou fournies sous forme de traduction certifiée.  Le Secrétariat transmet le dossier à la Commission.

3. Les membres de la Commission s’interdisent de participer à des discussions ou à des décisions concernant une affaire à laquelle ils sont parties ou pour laquelle ils pourraient être en conflit d’intérêt. Ils divulguent toute possibilité de conflit d’intérêt, réel ou apparent, et se récusent.

Litige recevable

4. Le Bureau examine la demande et présente sa recommandation à la Commission qui se prononce sur la recevabilité dans les deux semaines de la date de la réception de la demande de la part du Secrétariat, à la majorité simple des votes exprimés. En cas d’égalité des voix, la voix du Président de la Commission est prépondérante. 

   a. Si la Commission détermine que la demande n’est pas conforme aux dispositions du présent Règlement ou de tout autre règlement en vigueur, elle la déclare irrecevable; elle rejette également toute demande pour laquelle elle estime qu’elle n’a pas compétence ou qui est manifestement futile, abusive ou de mauvaise foi. Le Bureau de la Commission informe le(s) demandeur(s) de la décision de la Commission par écrit, dans les deux semaines, avec un bref exposé des motifs. La décision de la Commission n’est pas susceptible d’appel.

   b. Dans le cas contraire, le Bureau de la Commission désigne une sous-commission de conciliation composée d’au moins 3 membres de la Commission, dont un coordonnateur, sous réserve de confirmation de toutes les parties concernées. Le coordonnateur dirige et assure le bon fonctionnement de la sous-commission ; il facilite notamment les contacts entre les membres de la sous-commission, les contacts avec les parties et l’administration de la procédure. La sous-commission de conciliation désigne en son sein un rapporteur qui rédige le rapport de la sous-commission et ses conclusions. 

  c. La demande ayant été jugée recevable, le Bureau de la Commission notifie au(x) demandeur(s), par courrier recommandé et dans les deux semaines, la composition de la sous-commission de conciliation. Il l’(les) informe de la possibilité de contester cette composition, en s’adressant par écrit au Bureau dans un délai maximum de dix jours, sur présentation de motifs valables, après quoi la décision du Bureau sera définitive.

   d. Au même moment, le Bureau de la Commission notifie, par lettre recommandée au(x) membre(s) ou organe(s) mis en cause, l’ouverture d’une procédure de règlement de litige par voie de conciliation ou, en cas d’échec de la procédure de conciliation, par voie d’arbitrage. Le(s) mis en cause est(sont) également informé(s) de la possibilité pour lui(eux) de contester la composition de la sous-commission pour des motifs valables, en s’adressant par écrit au Bureau de la Commission, dans les dix jours, après quoi la décision du Bureau est définitive. La notification contient une description sommaire de la procédure, fait état de la composition de la sous-commission de conciliation et de l’objet du litige, et impartit au(x) membre(s) mis en cause un délai de 4 semaines pour adresser, par écrit, à la sous-commission une prise de position sur le contenu de la demande

Procédure de conciliation

5. La sous-commission prépare le dossier relatif au litige qui lui a été transmis. Elle peut demander aux parties tout éclaircissement, explication ou document complémentaire qu'elle juge nécessaires. Le refus de l'une des parties de soumettre toute information demandée par la Commission ou par la sous-commission peut être interprété contre elle

6. Les parties sont entendues si elles le demandent dans un délai de 4 semaines à partir de la notification. Les auditions se font par tout moyen jugé opportun ou équitable par la sous-commission au vu des circonstances. Les parties souhaitant être entendues assument leurs propres frais. Par décision motivée, la sous-commission peut se dispenser de procéder à cette audition

7. La sous-commission tente de régler le litige par voie de conciliation. Si cette procédure de conciliation aboutit, le dossier, accompagné du rapport du rapporteur, est transmis à la Commission pour information, avant clôture.

Procédure postérieure à la conciliation

8. Si la conciliation est impossible, le rapporteur de la sous-commission rédige un rapport pouvant inclure les recommandations de décision arbitrale de la sous-commission de conciliation. Une fois approuvé par la sous-commission de conciliation, le rapport est transmis, ainsi que l’ensemble des pièces du dossier, à la Commission qui statue.

9. Le Bureau informe les parties au litige, par écrit et sans délai, de la décision de la Commission. La décision de la Commission n’est pas susceptible d’appel.

PROCÉDURE D'AMENDEMENT

Article 7

Les propositions de modification au présent Règlement sont décidées par la Commission, le cas échéant après avis juridique, à la majorité des deux tiers de ses membres.


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Recommended citation format:
AIIC. "Commission disciplinaire et des litiges - Règlement intérieur et procédure". aiic.net May 27, 2019. Accessed July 16, 2019. <http://aiic.net/p/8819>.


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